Artikel

Jaarverslag: terugkijken is vooruitzien

Een jaarverslag is voor veel zorgbestuurders een verplicht  nummer. Terwijl er zoveel meer van te maken is. Begin op tijd, schrap en kijk vooruit.

Door Joost Bijlsma. Uit: Skipr Magazine 5, mei 2010

Wat een column is voor een krant, is de renumeratieparagraaf voor een jaarverslag: veruit het best gelezen onderdeel. Belangstellenden, in het bijzonder journalisten, bladeren als eerste naar de bladzijden met de beloningen. Ook dit jaar zullen de renumeratieparagrafen niet aan de aandacht ontsnappen. Dat geldt zeker voor die in de zorgsector. Want 2009 was het eerste jaar waarin de nieuwe Beloningscode Zorg gold. En meer dan eenderde deel van de bestuurders verdiende volgens de verslagen van 2008 nog boven de normering van die code, aldus onderzoeksbureau PCkwadraat. Geen wonder dat veel bestuurders gemengde gevoelens hebben als het verslag op de bestuursagenda staat.
De informatie over de hoogte van de beloningen is overigens niet de enige oorzaak voor de ambigue relatie van zorgbestuurders met verslaglegging. Die komt ook door het zogeheten transparantiedilemma. Raden van bestuur en toezicht zien het belang van openheid wel, maar ze zijn zich er tegelijk van bewust dat transparantie als een boemerang kan terugkeren. Neem de sterftecijfers van ziekenhuizen. Een hoog sterftecijfer kan een consequentie zijn van het in verhouding hoge percentage gecompliceerde operaties. Voor een leek is dit moeilijk na te gaan. Maar communiceert een ziekenhuis zo’n feit niet duidelijk, dan kan dit de reputatie ernstig schaden. Hetzelfde reputatierisico loopt een zorgorganisatie bij het melden van financiële moeilijkheden, ook al zijn de problemen mogelijk buiten de schuld van de instelling ontstaan, bijvoorbeeld door het kapitaallastenregime.

Crescendo

Minder transparant worden is geen optie met alle nieuwe codes en regels, bijvoorbeeld over bezoldiging. En het belang van verantwoording neemt in de toekomst alleen nog maar verder toe. Want na de affaires bij Philadelphia, Meavita en de IJsselmeerziekenhuizen ligt er een wetsvoorstel dat bestuurders in de toekomst mogelijk persoonlijk aansprakelijk maakt voor wanbeleid. Een ondeugdelijk verslag wordt daarmee helemaal een riskante aangelegenheid.
Het is duidelijk dat de druk om meer openheid te betrachten vruchten afwerpt. Een belangrijke indicatie daarvoor is onderzoek van Ernst & Young. In het rapport van dit jaar Governance in de zorg geeft de accountants- en adviesorganisatie een oordeel over de verslagen van 2008. Volgens sectorleider Healthcare Jules Verhagen van Ernst en Young gaat het goed met de transparantie: “We doen al sinds acht jaar onderzoek naar corporate governance in de zorg”, legt Verhagen uit. “In die tijd hebben zorginstellingen zichzelf sterk verbeterd. Toen we begonnen, bleef het eindgemiddelde nog steken op een 3,40. En nu, met de verslagen van 2008, zitten we al op 7,16.” En ook vergeleken met een jaar eerder gaat het beter: het aantal instellingen dat nog een onvoldoende scoort is afgenomen van 28 in 2007 naar 19 in 2008.
De ontwikkeling gaat overigens niet in alle disciplines in de zorg even snel, vertelt Verhagen erbij. Het AWBZ-gefinancierde deel loopt duidelijk achter op de andere disciplines. Verhagen verklaart het verschil tussen cure en care door erop te wijzen dat cure steeds vaker toezichthouders uit andere sectoren binnenhaalt. Dat zie je volgens hem uiteindelijk terug in de kwaliteit van het jaardocument. Zo ontbreekt bij care-instellingen regelmatig een helder verslag van de raad van toezicht, een belangrijk document in de governance.

Invuloefening

Meer transparantie betekent niet dat jaarverslagen leesbaarder zijn geworden. Integendeel: het rapport van Ernst & Young signaleert een omgekeerde trend. “De leesbaarheid van het merendeel is achteruit gegaan”, constateren de onderzoekers. Zij zien een verband met de toenemende omvang van de rapportages. “Wij adviseren zorginstellingen hun jaarverslag in te korten onder het motto less is more.”
Wie de zwakkere jaardocumenten leest, kan zich niet aan de indruk onttrekken dat de organisaties het verslag vooral als een administratieve invuloefening ervaren. Heel storend is bijvoorbeeld het bij elkaar vegen van door verschillende afdelingen geschreven stukjes, zonder er eindredactie op te plegen. Dit leidt volgens Verhagen regelmatig tot onnodige herhaling. Bij de zwakkere verslagen zijn onvoldoende keuzes gemaakt en ontbreekt het aan duiding. De organisaties voldoen wettelijk misschien wel aan hun plicht doordat ze alle criteria keurig aflopen. Maar het is de vraag of ze met een ontoegankelijk verslag voldoende verantwoording afleggen.
Volgens Verhagen blijft het doorsnee jaarverslag van een zorginstelling qua leesbaarheid achter bij  dat in het grootbedrijf. Hij voert daarvoor de verzachtende omstandigheid aan dat zorgverslagen aan veel meer criteria dienen te voldoen dan die in het bedrijfsleven. “In de zorg zijn de eisen voor informatievoorziening van zestien toezichthouders samengekomen in het jaardocument. Zo moeten zorgorganisaties nauwgezet ingaan op klachten en kwaliteit, terwijl ondernemingen dat niet uitgebreid hoeven doen.”
Daar staat tegenover dat zorgorganisaties de verslagen – als ze het cijferwerk up to date hebben – kunnen gebruiken ter vervanging van andere rapportages (bijvoorbeeld over prestatie-indicatoren bij klachten). Dat is informatie die toezichthouders en de inspectie ook willen hebben. Verwijzing naar het jaardocument volstaat dan.

Doelen

Hans Wolbers van designbureau Lava in Amsterdam vindt het jammer als organisaties het jaarverslag beschouwen als een verplicht nummer. Hij kreeg vele geslaagde en minder geslaagde verslagen onder ogen, toen hij een aantal jaren in de jury zat van de prijzen voor ‘best verzorgde jaarverslagen’. Volgens Wolbers gaat het vaak mis bij de voorbereiding. “Opdrachtgevers vragen zich onvoldoende af welk doel of welke doelgroepen ze precies met de uiting willen bereiken.” Ze vergeten dat het jaarverslag een kans is om te communiceren met een brede groep stakeholders.
Organisaties moeten van hun jaarverslagen in ieder geval meer maken dan alleen een terugkijkdocument, vindt Wolbers. “Want dat zijn eigenlijk zinloze exercities. Niemand in de buitenwereld zit een half jaar na dato nog op een heel verhaal te wachten waarin niet wordt geduid of vooruitgekeken. Een belangrijk doel van een jaarverslag moet zijn om  je visie op een heldere manier uiteen te zetten.”
Een organisatie die dat goed heeft begrepen, is het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG). Zij zijn dit jaar de winnaar van het Ernst & Young-onderzoek. Het Amsterdamse ziekenhuis valt meteen met de deur in huis. Het begint in het Jaardocument 2008, na een handige leeswijzer, met de verslagen van raad van bestuur en raad van toezicht. De raad van bestuur bespreekt puntsgewijs aspecten als de samenstelling, de honorering van de medische staf, de financiële prestaties en kwaliteit en veiligheid. De raad van toezicht doet precies hetzelfde en geeft de raad van bestuur duidelijke directe aanwijzingen. Begrijpelijke en bondige voorwoorden zoals die van het OLVG zijn echter helaas nog een uitzondering.

Actuele kwesties

Gezien de omslachtigheid waarmee andere onderwerpen worden behandeld, valt het op dat zorginstellingen slechts ‘in zeer beperkte mate’ (onderzoek Ernst & Young) ingaan op de gevolgen van actuele kwesties in de zorg. Denk daarbij aan: de gevolgen van de crisis, herallocatie (care), overfinanciering (cure) en vastgoedfinanciering. Mogelijk is dit het gevolg van het eerder genoemde transparantiedilemma. Maar het kan ook zijn dat de visie over hoe om te gaan met deze kwesties nog flinterdun is.
Om te voorkomen dat het jaarverslag inhoudelijk vlees noch vis wordt, is intensieve betrokkenheid van de raad van bestuur onontbeerlijk. Die rechtstreeks en intensief betrokken zijn bij de totstandkoming. Al was het maar om haastwerk (bijvoorbeeld met het schrijven van de voorwoorden) aan het einde van het verslag te voorkomen. Idealiter is het verslag het middelpunt van het streven naar meer transparantie. Bestuurders die bijvoorbeeld kwaliteit van zorg hoog in het vaandel hebben staan, zullen streven naar heldere en toetsbare criteria die te benchmarken zijn. De deadline van het verslag kan dan een stok achter de deur zijn om snel tot zulke criteria te komen. Als het voorwerk naar behoren is gedaan, is het voor een schrijver van een verslag vervolgens geen zware opgave om daarover een hout snijdende tekst te dichten.

Gossipblad

Een ander nastrevenswaardig doel van een jaarverslag kan zijn: je onderscheiden bij potentiële medewerkers, klanten of investeerders. In zo’n geval wordt het jaardocument een echt relatiemedium. Wolbers: “Een geslaagd verslag kan net datgene zijn waardoor een talentvolle sollicitant voor jou kiest.”
Een begrijpelijke inhoud met visie is een randvoorwaarde voor het jaarverslag als relatiemedium. Daarnaast zijn beeld en vormgeving essentieel. Uiteindelijk gaat het volgens Wolbers om een goede balans tussen de drie elementen: tekst, beeld en vormgeving. “Als je een goede tekst slecht opmaakt, dan oogt het geheel ontoegankelijk en ondoorgrondelijk. Omgekeerd geldt dat je met prachtig papier, een nieuwe huisstijl en dure fotografie niets bereikt als de onderliggende visie flinterdun is. Lezers prikken daar dwars door heen.” Om zo’n balans te bereiken is het cruciaal dat coördinatoren van tekst en beeld vanaf het begin innig met elkaar samenwerken.

Grijze brij

Het jaardocument of het jaarbericht eruit laten springen in de grijze brij van zorgverslagen is een koud kunstje. En dat terwijl, zeker een (verkort) publieksverslag, veel vormvrijheid toestaat. Een van de wildste dingen die in de zorg tot nog toe is gedaan, is het meesturen van een memorystick. Wolbers: “Je kunt kiezen voor een krant, een website, een pdf of zelfs een pocket. Zolang het maar bij jouw boodschap past.” IT-bedrijf Bisnez Management bracht bij wijze van jaarverslag vorig jaar een roman uit: Het jaar van de jonge hond, waarin een medewerker de hoofdrol speelt. En de bekende ondernemer Jaap Blokker van de winkels verstript al jarenlang de verslagen van zijn holding. Het zijn daardoor echte collectorsitems geworden. Een vormklassieker, tot slot, is het sociale jaarverslag 1997 van Pink Elephant. Dit betrof het gossipblad Moments of Truth dat veel aandacht besteedt aan vreemdgaan (lees: uitstroom).
Wellicht voert zo’n vorm wat te ver voor een zorgorganisatie. Want een al te glamoureus jaarverslag kan weerstand oproepen, zo bleek in Etten-Leur. De PvdA in die plaats was verontwaardigd over het veel te luxe jaarverslag van Thuiszorg West-Brabant en had het over ‘onzinnige geldsmijterij’.
En pas ook op voor het Gerda-effect. Haar goed bedoelde landbouwglossy leidde tot een motie van treurnis. Maar lafheid is nooit een excuus om u niet te onderscheiden. Gebrek aan visie wel.

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top