BLOG

Prestatie-inkoop haalt het beste uit leverancier

Prestatie-inkoop haalt het beste uit leverancier

Zorgorganisaties moeten steeds meer zien te halen uit kleinere budgetten. Cliënten moeten onverminderd kunnen rekenen op de best mogelijke zorg in een prettige omgeving. Je mag dus nooit tevreden zijn met ‘minder dan een 10’. Toch organiseren veel zorginstellingen hun inkoop zo, dat leveranciers niet verder komen dan een krappe voldoende.

Dit kan beter door de wijze van aanbesteden te veranderen. De normale gang van zaken bij aanbestedingen is dat instellingen in hun programma van eisen een ondergrens bepalen. Een minimumstandaard waar aanbieders aan moeten voldoen. In plaats van zo het kaf van het koren te scheiden, bereiken zorgorganisaties het tegenovergestelde. Minder goede aanbieders dingen mee en de best gekwalificeerde partijen richten zich op de middelmaat – in plaats van het beste uit zichzelf te halen vanuit hun rol als expert.

Prestatie-inkoop

Dat moet anders, en gelukkig zien we steeds vaker dat het ook anders kan. Het modewoord dat daarbij valt is prestatie-inkoop, ofwel Best Value Procurement. In het kort betekent dat: ga bij een inkooptraject in eerste instantie niet op zoek naar het beste bod, maar naar de beste match. Welke leverancier spreekt het meest aan met zijn visie en aanpak? En ga vervolgens samen op zoek naar de beste oplossingen binnen het beschikbare budget. Een goede match komt immers van twee kanten.

Methodiek

Andere markten en sectoren, zoals de bouw en Rijkswaterstaat, besteden al veel langer op deze manier aan. De wat behoudende zorgmarkt volgt op afstand. Het tempo mag echter best omhoog. Want samenwerken in plaats van reguleren levert uiteindelijk veel meer toegevoegde waarde op. Wie maximaal gebruik maakt van de visie en expertise van zijn leverancier, haalt meer kwaliteit en efficiency in huis.

Visie

Bij Best Value Procurement leggen opdrachtgevers geen dichtgetimmerd programma van eisen neer, maar geven ze in grote lijnen aan wat ze willen inkopen aan diensten, en vanuit welke visie en achtergrond hun organisatie werkt. In de meest pure vorm geeft de instelling bovendien het beschikbare budget aan. Vervolgens krijgen een paar leveranciers de gelegenheid om hún kijk op zaken te geven: kansen en risico’s aan te wijzen. Op deze wijze kan de opdrachtgever hen voor 100 procent op kwaliteit beoordelen. De partij die het meest aanspreekt, krijgt de voorlopige gunning. Daarna gaan opdrachtgever en leverancier samen de diepte in, om tot definitieve gunning te komen.

Loslaten

Deze werkwijze vraagt wel iets van een zorginstelling. Als opdrachtgever moet u de uitdaging aan durven, om het traditionele programma van eisen los te laten. Zo geeft u leveranciers de ruimte om vanuit hun expertise met eigen oplossingen te komen. Ook moet u vooraf de financiële ruimte bekend durven maken. En is er eenmaal een leverancier uit de bus gekomen, dan zijn open communicatie en vertrouwen een absolute voorwaarde voor succes.

Loslaten dus. En natuurlijk gaat er dan ook wel eens iets mis. Maar als er sprake is van de juiste match, kom je daar samen uit. Zo ontstaan werkrelaties die bijdragen aan een gedeeld belang: binnen de mogelijkheden de beste zorg realiseren.

Frank Kaptein
Directeur/bestuurder Intrakoop, non-profit inkoopcoöperatie van de zorg

6 Reacties

om een reactie achter te laten

Anoniem

31 januari 2013

Wij maken voor de aanbesteding een rondje bij de aanbieders. Dan kunnen zij aangeven welke kwaliteitselementen in de aanbesteding dienen te worden opgenomen. Wij nemen de goede ideeen over en vervolgens mogen de aanbieders offeren.

Dat werkt prima en heeft als voordeel dat je goede van alle aanbieders kunt meenemen. Als je Best Value Procurement gebruikt dan ontvang je goede ideeën van meerdere partijen, maar kun je slechts gebruik maken van de ideeën van een enkele partij. Dat is voor ons geen aantrekkelijk perspectief.

Anoniem

31 januari 2013

Met Best Value haal je het beste wat er in de markt beschikbaar is. Niet een combinatie van features van verschillende leveranciers. Dat is het aloude probleem. Juist door de combinatie van features van verschillende leveranciers te vragen verhoog je je inkooprisico.

Anoniem

31 januari 2013

Mooi verhaal Frank, idd een nieuwe methode die beperkt wordt ingezet (infrastructurele projecten / RWS)

Wanneer sluit Intrakoop via BVP haar eerste raamcontract op het gebied van medische hulpmiddelen af?

van Abeelen

1 februari 2013

de Best Value aanpak heeft niets te maken met vertrouwen of welke leverancier de opdrachtgever het meest aanspreekt, noch met het samen oplossingen zoeken binnen het beschikbare budget.

De expert-leverancier is de aanbieder van de oplossing en de opdrachtgever de acceptant.

In de Best Value aanpak toont de expert-leverancier de opdrachtgever aan met meetgegevens (bijvoorbeeld over eerdere prestaties) dat hij hem het beste kan bedienen met zijn oplossing. Een expert-leverancier beheerst de risico's binnen zijn invloedssfeer en mitigeert de risico's buiten zijn invloedssfeer (die veelal door opdrachtgever worden veroorzaakt). Door dominante informatie wordt communicatie geminimaliseerd.
Als de opdrachtgever zich gaat bemoeien met die oplossing, creëert hij een risico en dat is nu net waar het probleem zit bij traditioneel opdrachtgeverschap.

Harm

6 februari 2013

Hé, zo doe ik dat op zaterdag in de supermarkten ook! Globaal lijstje maken, beetje rondkijken, vegelijken en dan wat kopen.

Helemaal niet zo nieuw dus!

Mars

6 februari 2013

De heer Kaptein maakt nog een cruciale fout in zijn blog.

Hij geeft aan dat "Vervolgens krijgen een paar leveranciers de gelegenheid om hún kijk op zaken te geven: kansen en risico’s aan te wijzen".

Bij BVP ga je als opdrachtgever geen voorselectie doen. Want hierdoor zou je de expert kunnen vergeten.
Binnen Lentis doen wij gewoon een publicatie op Aanbestedingskalender om maximaal redement te krijgen.

Top