Tech

ECD-implementatie lost problemen niet op

ECD-implementatie lost problemen niet op

Veel zorginstellingen denken dat een ECD-implementatie de problemen in het zorgproces rond de communicatie met de cliënt, verwanten en andere stakeholders oplost. Dit is zeker niet zo.

ECD-implementaties duren vaak lang, zijn duur en belasten de organisatie flink. Het rendement laat vaak te wensen over. Dat kan komen doordat de organisatie de primaire processen niet op orde heeft, er onvoldoende slagkracht vanuit de ICT-organisatie is om de implementatie te realiseren of er met onjuiste uitgangspunten geïmplementeerd wordt.

Het ECD is het hart van een Zorg Informatie Systeem in een zorginstelling. Binnen het ECD wordt het hele zorgproces vastgelegd en wordt het welbevinden van de cliënt beschreven. Het is de basis voor de informatiestromen binnen de zorginstelling en de communicatie naar buiten toe naar verwanten, cliënten en andere stakeholders.

ECD’s en ZIS worden vaak geïmplementeerd omdat men denkt dat men niet zonder kan. Initiatie vindt plaats vanuit de administratieve functie zonder betrokkenheid van de zorgvloer. De primaire processen van de organisatie moeten op orde zijn, men moet weten welke processen waarde toevoegen bij de cliënt en welke processen bijdragen aan de winstgevendheid van de organisatie.

Belemmering

Een voorbeeld uit de praktijk: een zorginstelling in het oosten van het land (1.500 medewerkers, 1.200 cliënten, omzet ongeveer 65 miljoen euro) wilde het bestaande ECD/ZIS vervangen. Het vormde een belemmering in de uitvoering van de processen en sloot totaal niet aan bij de praktijk van de zorg.

Ons werd gevraagd het nieuwe ECD/ZIS te implementeren. Voor de start is een kortdurend vooronderzoek uitgevoerd. Hieruit werd duidelijk dat het implementeren van een nieuw systeem niet de oplossing zou bieden voor de knelpunten. Reden hiervoor was dat de voorwaarden voor een succesvolle implementatie niet waren ingevuld.

Orde op zaken

Het advies was om eerst orde op zaken te stellen, hierna via een periode van rust te gaan naar een nieuwe situatie die garant zou staan voor succes. De directie van de zorggroep stond sceptisch tegenover het plan, maar heeft er uiteindelijk voor gekozen om toch het pad te volgen dat werd geadviseerd.

Samen met de leverancier hebben we dit nieuwe implementatiepad uitgewerkt. Vanuit een borging van de primaire processen, het optimaal ondersteunen met weinig investering in het bestaande systeem en het neerzetten van een stabiele ICT organisatie is er een platform gecreëerd dat de basis was voor de succesvolle implementatie van een nieuw ECD/ZIS.


Organisatieverandering

Een ZIS-implementatie is een organisatieverandering. Om maximaal de vruchten te kunnen plukken van een dergelijke wijziging is het noodzakelijk dat de organisatie optimaal is ingericht, dat er een stevige ICT functie is in de organisatie en dat de primaire processen in de organisatie zijn geborgd en door iedereen worden onderkend. Het uitgangspunt voor implementatie dient het primaire zorgproces te zijn. Dat is in de care nog vaak niet het geval.

Edwin van Putten
Senior Consultant Imtech ICT

 

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top