BLOG

Als ERP en EPD elkaar ontmoeten, gebeurt er iets moois

De tijd dat ziekenhuizen voor elke afdeling of discipline een eigen computersysteem gebruikten, is voorbij. Het enterprise resource planning (ERP) en het elektronisch patiëntendossier (EPD), dáár moet het allemaal gebeuren.

Het lijkt de perfecte verdeling voor de primaire en ondersteunende processen: één eiland voor het menselijke en één voor het zakelijke. Maar als deze twee eilanden verbonden worden door een brug neemt de efficiëntie en patiënttevredenheid toe.

Veel ziekenhuizen zien het ERP-systeem en het EPD als twee aparte entiteiten die ieder hun eigen zaakjes opknappen. De ene zorgt voor bedrijfsprocessen als finance, logistiek, voorraadbeheer en medische techniek. En de andere neemt het menselijke voor z’n rekening; de zorg voor de patiënt. Als elk systeem zijn eigen taken uitvoert, is een koppeling tussen beide helemaal niet nodig, toch? Daar ben ik het dus niet mee eens. Want naar mijn mening kunnen ziekenhuizen precies op dát punt het verschil maken, daar waar ERP-systeem en EPD elkaar aanraken. Het is de volgende stap naar meer efficiëntie en een betere kwaliteit van zorg. Sterker nog: ik denk dat de patiëntveiligheid en - tevredenheid enorm toenemen. Dat zal ik uitleggen.

Operatiekamer

In de dagelijkse praktijk zijn er volop situaties waar het ERP en het EPD elkaar ontmoeten. In de operatiekamer bijvoorbeeld. De medische hulpmiddelen die daar gebruikt worden, zijn op een eerder moment al binnengekomen in het magazijn van een ziekenhuis. Ze zijn daar geregistreerd en als voorraad vastgelegd in het ERP-systeem. Maar als de chirurg een heupprothese plaatst ín het lichaam van een patiënt, dan verplaatst het artikel zich (denkbeeldig) van ERP naar EPD. Wat er gebeurt tussen magazijn en operatietafel – het snijvlak van ERP en EPD – is nog te vaak een grijs gebied.

Dat grijze gebied zorgt voor vervelende taferelen. Want als de leverancier van een heupprothese verschillende lotnummers  terugroept, moet een ziekenhuis snel kunnen traceren om welke barcodes uit de voorraad het gaat, en bij welke patiënten die betreffende protheses in het lichaam zijn gegaan. Of als een (gesteriliseerd) hulpmiddel volgens de voorraad in het ERP over de datum dreigt te gaan, dan is het essentieel dat dit tijdig wordt gesignaleerd. Zodat er altijd voldoende, houdbare artikelen op voorraad zijn.

In de praktijk verloopt dat niet altijd zo soepel. Men grijpt dan mis op de operatiekamer, omdat het benodigde artikel is verlopen (en het onterecht als voorraad in het systeem staat). Een operatie moet tijdelijk worden afgeblazen, wat verspilling en hoge kosten in de hand werk, en bijzonder vervelend is voor de patiënt. En zie hier de link met patiëntveiligheid en –tevredenheid.

Handmatig

Dat kan anders. Bij een koppeling van het ERP met het EPD heb je altijd een actueel beeld van de voorraad en de expiratie van artikelen. Niet alleen in het centrale magazijn, maar ook op andere voorraadlocaties zoals de operatiekamer en de apotheek. Met één automatische scanhandeling boek je producten af op de voorraad en registreer je het in het EPD (met lotnummers, leveranciersgegevens, enzovoorts). Het is niet langer nodig om artikelen handmatig uit te boeken in het ERP-systeem, de gegevens vast te leggen in het EPD en de voorraad continu handmatig te controleren omdat gegevens niet up-to-date blijken te zijn.

Het resultaat: je weet altijd welke artikelen er zijn, waar die zich bevinden, wat de waarde daarvan is, wanneer ze verlopen en bij welke patiënten ze zijn gebruikt. Niet alleen nuttige informatie voor de OK en het ziekenhuis, maar ook voor bijvoorbeeld de inspectie ter verantwoording. Efficiency en patiëntveiligheid geven elkaar de hand!

Pieter Bas Linnebank

Directeur CareCTRL bij PinkRoccade Healthcare

Pieter Bas Linnebank_311

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top