BLOG

Ziekenhuizen maken het zichzelf onnodig moeilijk

Toen een vriend van mij laatst een CT-scan nodig had, moest hij hier twee maanden op wachten. Dat gun je niemand. Dat processen in ziekenhuizen niet altijd soepel lopen, met als gevolg lange wachttijden en inefficiëntie, wordt vaak geweten aan de inherente complexiteit van de organisatie. Maar klopt dit wel?

Ziekenhuizen zijn misschien wel de meest complexe organisaties die er zijn. En toch kan het simpeler, omdat je voor een belangrijk deel invloed hebt op deze complexiteit. Ik pleit ervoor om processen in ziekenhuizen te versimpelen, zodat onder meer wachttijden verkort kunnen worden. Ik zal proberen enkele aanknopingspunten hiervoor aan te reiken.

Variatie is een belangrijke bron van complexiteit. Hoe minder variatie in processen, hoe makkelijker ze zijn te managen. Wanneer een handeling bijvoorbeeld altijd even lang duurt, kun je hier gemakkelijker op plannen. Aan een deel van de variatie kun je weinig  doen, zoals een verscheidenheid aan patiënten waar verschillende expertise voor nodig is. Het overige deel van de variatie wordt veroorzaakt door het ziekenhuis zelf, dit noem ik kunstmatige variatie. En hier zit de sleutel tot versimpeling! Ik zal hier twee voorbeelden van geven.

Blokken

Bij het analyseren waarom de toegangstijden tot de MRI in het AMC zo lang waren, viel mij op dat er zoveel blokken werden gehanteerd in het planningsrooster. Dit hield in dat er veel categorieën patiënten werden onderscheiden die allemaal in een specifiek blok gepland moesten worden. Plannen werd daardoor complex en inflexibel. Het grote aantal blokken was historisch geleidelijk ontstaan.

Ik heb het planningsproces nagebootst via computersimulatie en zo berekend wat de toegangstijden zouden zijn met minder blokken. Er bleek veel potentie om de toegangstijden te verlagen. Nadat ik de resultaten had laten zien aan de radiologen, zijn wij in gesprek gegaan over de meerwaarde van elk blok. Samen kwamen wij tot een nieuw planningsrooster, waar alleen de hoogst noodzakelijke blokken overbleven. Bijvoorbeeld vanwege extreme spoed of de noodzaak tot aanwezigheid van een cardioloog tijdens de scan. Nadat wij dit hadden geïmplementeerd, verminderden de toegangstijden van meerdere weken naar enkele dagen.

Inloop

Ook voor een CT-scan moesten patiënten vaak veel te lang wachten. Op een zeker moment stelde ik de vraag waarom daar eigenlijk niet met inloop wordt gewerkt. Dit zou het proces veel simpeler maken, omdat je dan niet meer hoeft te plannen. Alles wat wordt gepland kan namelijk gaan afwijken van de planning, waardoor variatie ontstaat. Bekende voorbeelden hiervan zijn onderzoeken die uitlopen en patiënten die te laat of helemaal niet komen opdagen.

Bij de CT-scan werd niet met inloop gewerkt, omdat men bang was voor te grote pieken en dalen van binnenlopende patiënten, waardoor de wachtkamer te vol wordt of de scanner lang leeg staat. Ook dit proces heb ik nagebootst om de gevolgen van inloop te berekenen. Daaruit bleek dat de gevreesde nadelen mee zouden vallen, helemaal wanneer je voor een deel van de patiënten nog wel afspraken plant in de daluren.

Voordelen

Maar de voordelen van inloop zijn juist enorm: er is geen toegangstijd meer en patiënten kunnen zelf bepalen wanneer ze binnen lopen. En wanneer je het slim organiseert blijkt de bezetting van de scanner zelfs toe te nemen. Het eerste ziekenhuis dat hiermee is gaan werken is Rijnstate en onze evaluatie daar beaamde deze effecten. Inmiddels heeft ook het AMC CT op inloop ingevoerd.

Ik wens alle medewerkers in ziekenhuizen én patiënten simpelere processen. Net als in elke organisatie ontstaan werkprocessen geleidelijk en wordt er maar sporadisch bij stil gestaan of ze nog goed functioneren of goed op elkaar aansluiten. Door vaker de vraag te stellen "waarom doen wij dingen zo?" en na te denken over alternatieven, kunnen wij het minder moeilijk maken.

Jasper van Sambeek
Directeur Sleutelnet

Jasper van Sambeek

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top