BLOG

Zo krijgt u de jaarrekening tijdig gedeponeerd

Er zijn vier oorzaken die ertoe kunnen leiden dat een zorgorganisatie de jaarrekening te laat deponeert. Hier leest u hoe u deze kunt ondervangen.

Binnen mijn netwerk van zorgfinancials hoor ik opvallend vaak dat de jaarrekening 2017 voor 1 juni was gedeponeerd. In het verleden kwam het sporadisch voor dat de jaarrekening niet tijdig gedeponeerd kon worden en daar was dan een expliciete reden voor. Afgelopen periode bleek dit anders. Veel zorgorganisaties waren genoodzaakt om hun jaarrekening later te deponeren dan 1 juni, de datum die wettelijk is vastgelegd.

Accountantskantoren, de big 5, geven aan dat deze observatie correct is. Ik zie hiervoor vier redenen.
De eerste reden is dat er sprake is van krapte is op de arbeidsmarkt voor accountants en zorgfinancials; er zijn gewoon weg te weinig mensen die de klus kunnen klaren. Een tweede reden is dat de regelgeving voor het controleren van een jaarrekening - met name in de zorg - strenger is geworden. Deze regelgeving is weliswaar door accountants zelf opgesteld, maar noodzakelijk. De Europese regelgeving is strenger geworden en er worden meer kwaliteitseisen opgelegd. Een derde reden is dat zorgprofessionals niet zijn meegegaan in de kwaliteitseisen voor een balansdossier en jaarrekening van de accountant. Er wordt vaak uitgegaan van 'zo moesten we het vorig jaar doen, dus dan is het nu ook goed'. De vierde reden zijn de bezuinigingen op het financieel ondersteunend personeel, ondanks dat taken en (externe) verplichtingen fors zijn toegenomen.

Begin op tijd

Naar mijn mening vormen deze vier redenen een soort 'tombola' die ervoor zorgen dat het tijdig deponeren van een jaarrekening een serieuze klus gaat worden voor zorgorganisaties.

De oplossing zit volgens mij in twee maatregelen. De eerste maatregel is: stel een planning op en begin tijdig met de werkzaamheden. Zorg ervoor dat de controle van het balansdossier in november en december en dat deze van goede kwaliteit is. Haal bepaalde activiteiten naar voren, bijvoorbeeld het dossier WNT. Voor een goed balansdossier is het uiteraard noodzakelijk dat de administratieve organisatie en interne beheersing op orde is. Een goede samenwerking met de accountant is belangrijk; betrek deze vroegtijdig bij de voorbereidende werkzaamheden. Zodra de controle van de accountant begint, moet alles in orde zijn want anders kan je achteraan aansluiten.

Kennis bijspijkeren

De tweede maatregel is het bijspijkeren van de kennis van zorgprofessionals, want de eisen zijn in de afgelopen twee jaar toegenomen. Dit vraagt om nieuwe inzichten, nieuwe werkwijzen en een nieuwe dossieropbouw. Hierdoor krijgen zorgprofessionals begrip voor de accountant en kunnen zij proactief werken aan het balansdossier. Reactief reageren is bij de jaarrekeningcontrole namelijk contraproductief en zorgt voor een vertraging in het controleproces.

Voor beide maatregelen is samenwerking met de accountant cruciaal. Als zorgorganisaties moeite hebben om de jaarrekening op tijd af te krijgen, kan hierdoor de relatie met de accountant op gespannen voet komen te staan. En dat in een periode dat je elkaar juist nodig hebt. Samenwerking zorgt voor begrip en uitwisseling van kennis.

Mijn devies is dan ook: begin vroeg, maak een goede planning en zoek de samenwerking met de accountant.

Succes.

Erik-Jan Spee

Senior Manager BDO Publieke Sector – Branchegroep Zorg en secretaris sectorbestuur VVT van Fizi, de vereniging van financials in de zorg

Erik-Jan Spee_311

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top