BLOG

Horizontaal toezicht in de praktijk

Onlangs is het Control Framework 2.0 gepubliceerd door het Landelijk Platform Horizontaal Toezicht Zorg. Dit Control Framework wordt gebruikt voor het implementeren van horizontaal toezicht in ziekenhuizen en UMC's.

Aan dit framework is nu een nieuwe eerste stap (stap nul) toegevoegd met als opdracht aan zorginstellingen om de hoofdprocessen en deelprocessen in kaart te brengen. Op basis daarvan worden de risico’s geïdentificeerd en geanalyseerd die kunnen optreden bij het registreren en declareren van medisch specialistische zorg.

Op dit moment vinden de meeste controles voor het rechtmatig declareren achteraf plaats door  achtereenvolgens de zorginstelling, de accountant van de zorginstelling, de zorgverzekeraars, de accountantsdiensten van de zorgverzekeraars en tot slot de NZa en het ministerie van VWS.

Bij horizontaal toezicht werken partijen samen om de rechtmatigheid van declaraties in de processen van registreren en declareren aan de voorkant te borgen in plaats van gegevensgerichte controle achteraf. Dit is niet alleen een efficiëntere manier om correct registreren en declareren te borgen, maar het is ook effectiever. Horizontaal toezicht sluit namelijk aan op het profiel, de processen en de systemen van het ziekenhuis. Dit voorkomt heel veel extra werk en geeft het vertrouwen in rechtmatig declareren terug aan de zorginstelling waardoor ook tijdig zekerheid ontstaat over de omvang en juistheid van zorgdeclaraties in een boekjaar.

Verkennen

Het implementeren van HT in de instelling vraagt om een gedegen aanpak die bestaat uit een implementatiestrategie van 5 stappen. Na een verkenningsfase door de instelling wordt een readiness scan uitgevoerd op basis van een landelijk instapmodel. Uit het instapmodel zal doorgaans een verbeterplan volgen van waaruit een instelling kan starten met het oppakken van noodzakelijke (proces-) verbeteringen. Daarna kan de implementatie van HT plaatsvinden aan de hand van een Control Framework. De vijfde stap is de jaarlijkse verantwoording door de instelling zowel gedurende het jaar als direct na afloop van een jaar.

Zoals gezegd is nu aan de nieuwe versie van het landelijke Control Framework een stap 0 toegevoegd die neerkomt op het expliciet identificeren van de hoofd- en deelprocessen. Pas daarna worden in zes opeenvolgende stappen de beheers doelstellingen benoemd, de risico’s geïdentificeerd en geanalyseerd, beheersmaatregelen bepaald en via opzet en bestaan beoordeeld waarna in de laatste stap de werking van deze beheersmaatregelen via een controleplan kan worden vastgesteld en verantwoord.

Procesmatig denken en werken

Eigenlijk klinkt het heel logisch om te starten vanuit je eigen instelling specifieke processen. Per proces of zelfs per processtap kunnen de risico’s geïdentificeerd worden, kunnen ze op hun waarde geschat worden en kunnen beheersmaatregelen geïdentificeerd of getroffen worden. Dus pak die procesbeschrijvingen uit de kast of uit je kennisbank en start met stap 0!

In de praktijk blijkt dit vaak niet zo makkelijk. Zorginstellingen beschikken over talloze protocollen, werkinstructies en soms procesbeschrijvingen. Veelal zijn die geplaatst in een documentenbeheersysteem wat in de basis niet meer is dan een opslagmedium van documenten met een signaalfunctie voor het updaten. Vaak ontbreekt een model wat de samenhang van de processen laat zien en een standaard waarop de processen worden uitgewerkt. Is dit herkenbaar voor uw instelling? Dan wordt het veel lastiger om snel met stap 0 van het nieuwe framework van start te gaan.

Hoe kunt u dit oplossen?

Als u nu toch van start gaat met het in kaart brengen van de processen voor horizontaal toezicht kunt u overwegen dit volgens de stappen van procesmanagement aan te pakken. Beschrijf de processen, gebruik de uitwerking van de procesbeschrijvingen om processen te besturen, analyseer de performance van de processen en tot slot; verbeter continu. Hiermee ontstaat de PDCA van procesmanagement.

Voor horizontaal toezicht is de beschrijving en de detaillering van de procesbeschrijving van belang. Wat kunt u doen?

•    Kies een procesmodel waarmee uw instelling kan werken en waarmee de primaire processen eenvoudig en duidelijk in beeld worden gebracht.

•    Bepaal tot welk detailniveau het beschrijven van de processtappen relevant is.

•    Regel de organisatorische-  en geautomatiseerde borging van de beschrijvingen.

•    Stel per proces zoveel mogelijk per processtap de risico's vast die kunnen optreden bij niet of onjuist registreren en/of declareren.

•    Bepaal vervolgens de beheersmaatregelen.

Als dit op een gestructureerde en op een gestandaardiseerde wijze in uw instelling wordt uitgewerkt is de basis gelegd voor procesmanagement, risicomanagement en horizontaal toezicht.

Dirk Jan Jacobs en Joop van Lieshout

Adviseurs op het gebied van onder meer horizontaal toezicht

Joop van Lieshout en Dirk Jan Jacobs_311

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top