Kentalis biedt zorg en onderwijs aan kinderen en volwassenen met een auditieve of communicatieve beperking. En binnen de sector Wonen en Dagbesteding hebben de bewoners vaak een communicatief meervoudige beperking. Naomi Lansbergen, manager Zorg: ‘Voor hen hebben we een behandeldienst. Die bestaat uit behandelcoördinatoren, medici en paramedici, zoals logopedisten en fysiotherapeuten. De behandeldienst draagt bij aan een zo betekenisvol mogelijk leven.’
Historisch gegroeid
De inrichting en formatie van die behandeldienst was niet optimaal. Lian Smits, Managing Consultant van P5COM: ‘In de ideale wereld kijk je: wie zijn mijn cliënten, wat hebben ze nodig, wat betekent dat voor mijn formatie, en past dat binnen het budget? In de praktijk was de formatie bij de behandeldienst vooral historisch gegroeid. En op centraal niveau was niet helder genoeg waar het behandelbudget aan werd besteed.’
Dat laatste kwam doordat de formatie gekoppeld was aan de wooneenheden. Celia Kamerbeek, behandelcoördinator: ‘Die decentrale organisatie had ook nadelen. Natuurlijk zijn we allemaal professionals en doet iedereen zijn best, maar soms was het een kwestie van toeval welke professional op welke manier waar werd ingezet. We konden dus ook niet altijd onderbouwen dat we inderdaad het beste deden. Inzichten deelden we nauwelijks.’
Klaar voor veranderingen
Daarnaast speelde er nog een financiële kwestie. Controller Robin Radder: ‘Op dit moment is er voor iedere bewoner vanuit de Wlz een all-in-tarief beschikbaar. In de kern is het aan ons om te kijken hoe we dat het beste kunnen besteden. Officieel is er wel een percentage gereserveerd voor behandeling, maar dat is bijna per definitie te weinig. Tegelijkertijd willen we klaar zijn om eventuele stelselwijzigingen aan te kunnen, of eventueel ons aanbod te verbreden naar de Zvw. Dan moeten we het behandelen gaan registreren, om er een vergoeding voor te krijgen. Doordat we nu goed inzicht krijgen in de kosten, komen we straks niet meer voor verrassingen te staan.’
Lansbergen: ‘We hebben P5COM gevraagd om ons te helpen dat inzicht in behandeling en kosten ook echt te krijgen. Eerder hielpen ze ons al bij het capaciteitsmanagement in Wonen en Dagbesteding, en dat was goed bevallen.’
Iedereen meegenomen
Smits: ‘Bij al het capaciteitsmanagement geldt dat je éérst moet zorgen dat medewerkers registreren wat ze doen. Pas als je inzicht hebt in de werkelijke cliëntgebonden tijd, kun je bijvoorbeeld de benodigde behandelcapaciteit vaststellen, en je optimale behandelformatie en functiemix bepalen. En dan kun je ook sturen op de daadwerkelijke behandelinzet. In dit geval hielden behandelcoördinatoren en paramedici nog niet bij hoe ze hun tijd besteedden. En dan is het best een ding om dat opeens wél te gaan doen.’
Kamerbeek: ‘We hebben samen met P5COM goed de tijd genomen om iedereen uit te leggen waarom dit belangrijk is. En we hebben er met zijn allen hard aan gewerkt om het registratiesysteem zo eenvoudig en laagdrempelig mogelijk te maken. Waar het kan, haken we aan bij ons bestaande ECD. Bij de inrichting waren we als behandelcoördinatoren ook nauw bij betrokken. Het besluit om dit te doen, kwam van boven, maar de uitvoering was echt bottom-up. Zo komt er ook een dashboard waar wij als regiebehandelaren meteen mee uit de voeten kunnen. Heel fijn!’
Kwaliteit voorop
De uiteindelijke implementatie van de nieuwe manier van werken doet Kentalis zelf. Radder: ‘Inmiddels zijn we aan het proefdraaien met de eerste zeven behandelaren. En de resultaten zijn heel hoopgevend. Het kost hen ongeveer vijf minuten per dag, dus dat valt mee. Het mooiste is: ze voelen zich beter gezien, en ze zijn razend benieuwd naar de uitkomsten.’
Lansbergen: ‘In de volgende fase gaat de hele behandeldienst tijd registeren. En dan gaan we eerst data verzamelen en interpreteren. Daarbij focussen we op manieren om de kwaliteit verder te brengen. Zien we verschillen in zorg tussen woongroepen? Kunnen we leren van elkaar, kunnen we elkaar helpen, kunnen we professionals op meerdere plekken inzetten? Daarna kijken we naar de kostenkant. Met P5COM hebben we een normering voor productiviteit en cliëntgebonden tijd ontwikkeld, die we gebruiken als richtsnoer. We beginnen met helder krijgen of onze inschatting nu überhaupt aansluit bij de werkelijkheid. En of de kosten en opbrengsten wel liggen waar ze horen.’
Koploper uit overtuiging
Smits: ‘We hebben in de voorbereiding de tijd genomen om zorgvuldig te werken. We wilden per se de kwaliteit hoog houden, en dat is gelukt. Er ligt een heel stevig fundament om de behandeldienst optimaal in te richten. En de organisatie is toegerust om daar een succes van te maken. Kentalis is echt koploper hiermee, ik ken geen andere organisaties die de inzet van hun behandeldienst al zo inzichtelijk hebben gemaakt. Ik vind het ook heel mooi dat het zo goed gelukt is om OR, MT en medewerkers mee te nemen. Eigenlijk heb ik nauwelijks weerstand ervaren.’
Lansbergen: ‘Dat heeft denk ik met twee dingen te maken. In de eerste plaats de kennis en kunde die P5COM meebracht over registratie en implementatie. En in de tweede plaats de enorme meerwaarde van de stappen die we nu zetten. Iedereen begrijpt: dit moeten we doen. Omdat het het beste is voor onze bewoners én voor onszelf.’
