Tech

'Verwachtingen personeel zijn bepalend voor succes epd'

'Verwachtingen personeel zijn bepalend voor succes epd'

Zorgorganisaties die een nieuw elektronisch patiënt dossier invoeren moeten vooraf goed uitzoeken welke verwachtingen de eindgebruikers hiervan hebben. Deze verwachtingen zijn namelijk van invloed op het succes van de implementatie. Een van de verwachtingen die moet worden gemanaged is die met betrekking tot de documentatielast. Die neemt na invoering van een epd licht toe, zo blijkt uit het onderzoek waarop Erik Joukes afgelopen maand aan de UvA promoveerde.

Joukes deed onder meer onderzoek bij twee academische centra die gezamenlijk hetzelfde epd invoerden, maar daaraan voorafgaand verschillende manieren hadden waarop gegevens werden vastgelegd. Het ene academische centrum had een papieren patiëntendossier, het andere een verouderd epd. "Of een organisatie voor het eerst een epd implementeert, een verouderd epd vervangt met een nieuw systeem, of overgaat van vrije tekst naar gestructureerd vastleggen van gegevens, alle verandering is moeilijk", schrijft Joukes in zijn proefschrift.

Kwaliteit en hergebruik van data

Het implementeren van een epd is volgens de onderzoeker een socio- technisch proces waarbij niet alleen het systeem een rol speelt maar ook de grote hoeveelheid aan werkprocessen en menselijke interacties die veranderen. De manier waarop zorgverleners het nieuwe systeem en de nieuwe werkprocessen ervaren, beïnvloedt het succes van het nieuwe epd.
De verwachtingen van zorgmedewerkers zijn niet alleen van invloed op de manier waarop zijn het epd uiteindelijk gebruiken. Ze hebben ook effect op de gegevenskwaliteit en de mogelijkheden voor hergebruik van de gegevens. "Om de slagingskans van een epd-implementatie te maximaliseren is het belangrijk om rekening te houden met de verwachtingen van zorgverleners ten aanzien van de implementatie, vóórdat het daadwerkelijke implementatieproces start", stelt Joukes.

Papier of verouderd epd

Volgens de onderzoeker maakt het wel wat uit of zorgmedewerkers eerder met papieren dossiers of met een verouderd epd werkten. In het centrum dat voorheen op papier gegevens vastlegde, ervoeren het personeel na de implementatie een vooruitgang op zowel epd-gebruik, als in de kwaliteit van de gegevens en de mogelijkheden voor hergebruik van de data. In het centrum dat eerst in een verouderd epd werkte, ervoeren de medewerkers juist een verslechtering in het epd-gebruik en hergebruik van gegevens.
"Met name centra met een verouderd epd moeten de verwachtingen onderzoeken omdat deze anders en minder scherpomlijnd kunnen zijn dan die in centra met papieren patiëntendossiers. Deze verwachtingen moeten vervolgens adequaat worden aangepakt om een succesvolle implementatie te kunnen bereiken", concludeert Joukes.

Documentatielast

Een punt waarop volgens Joukes in het bijzonder realistische verwachtingen moeten worden geschapen betreft de administratieve of documentatielast. Uit zijn onderzoek blijkt dat deze namelijk licht toeneemt. Tegelijkertijd moeten medewerkers wel goed geïnformeerd worden over de voordelen die voor hen beschikbaar komen in de nieuwe situatie, benadrukt hij.
Joukes keek voor zijn onderzoek naar de tijd die artsen kunnen besteden aan patiëntenzorg. "Artsen besteden ongeveer 35 procent van hun tijd aan het vastleggen van patiëntgegevens", legt de onderzoeker in zijn proefschrift uit. "Zij maken zich zorgen dat ingebruikname van een gestructureerd en gestandaardiseerd epd zal leiden tot verhoogde documentatietijd en minder tijd voor patiëntenzorg, met name tijdens consulten."

Minder tijd voor patiënt

Deze zorg van de artsen blijkt terecht, zo blijkt uit de vergelijking tussen het centrum met het papieren dossier enerzijds en het centrum met het verouderde epd anderzijds. "In het centrum met het verouderde epd was de implementatie geassocieerd met een significante daling (8.5 procent) van de tijd die aan patiëntenzorg is besteed", schrijft Joukes. "In het voormalig op papier gebaseerde centrum vonden we daarentegen een significante stijging in bestede tijd aan documentatie (8.3 procent) en een daling in gecombineerde tijd voor patiëntenzorg en documentatie (4.6 procent)."

9 Reacties

om een reactie achter te laten

Koos Dirkse

1 augustus 2019

Het huidige EPD is ontwikkeld door het management. De patient wordt niet gekend en deze behoort eigenaar te zijn van zijn of haar gegevens en het kunnen inzien!

Veronica van Nederveen

2 augustus 2019

De zorg is er voor de patiënt, en niet andersom.
Het is daarom curieus :) dat artsen stellen dat zij bang zijn dat er bij ingebruikname van het betere epd minder tijd zal zijn tijdens het consult. Die tijd gaan ze maar organiseren.
Aan de slag!
Veronica van Nederveen
www.patientenstem.nu

LVD

2 augustus 2019

@Veronica dat is wel heel makkelijk gezegd zo.
Denk je niet dat het ons artsen frustreert dat we zo vreselijk veel tijd kwijt zijn met allerhande administratieve handelingen om alles vastgelegd te krijgen in het EPD? Zonder goede administratie is er geen goede documentatie en registratie. Zonder deze zaken krijgen de centra waar deze artsen werken hun werk niet betaald van de verzekeraars. Die kunnen niet blijven bestaan van alleen lucht en zonlicht. Waar moeten dan de verpleegkundigen van betaald worden en het andere ondersteunend personeel? Bovendien willen de verzekeraars cijfers om de zorgverleners te kunnen controleren op gemaakte afspraken.
Dus iets meer begrip dan "Hup! Aan de slag" zou op zijn plek zijn

Floor Bos

2 augustus 2019

Vooropgesteld dat we de EPD's echt veel beter moeten maken zodat registratietijd afneemt, zou ik ook een verandering in het 'discours' willen voorstellen. Registratie'last' moet registratietijd genoemd worden. Dat moet niet steeds als iets wat niet(s) met de patientenzorg te maken heeft gepositioneerd worden. Het gaat vaak fout in de zorg voor patienten, omdat een onderdeel daarvan - de documentatie en overdracht van gegevens- niet (goed) gaat. Documenteren is ook patientenzorg, is ook tijd voor de patiënt. Zeker als we ook nog eens van deze gegevens kunnen gaan leren.

Cora Postema

2 augustus 2019

Ik begrijp alle reacties.
Maar het meest die van Veronica. De toekomstige generatie 'patiënten' bewaakt en regelt zelf hun gezondheid. Hoe kunnen zij de zelf verzamelde gegevens en informatie in hun EPD verwerken?
Misschien moet je mensen meer mede-eigenaar maken van hun dossier. Kan ik al zelf bij de arts info opvragen die ik dan in mijn eigen EPD zet?
Geef mensen meer ruimte, kennis en gelegenheid om meer verantwoordelijkheid te nemen over hun eigen gezondheid. Beheer van een (deel) van het eigen EPD zou daar zeker aan bij kunnen dragen.
Het EPD is er toch primair voor degene over wie het gaat?

LVD

2 augustus 2019

@Cora maar wie zet alle data er in? De context waarin alles plaats vindt? De afspraken die gemaakt worden? Het operatieverslag? De communicatie achter de schermen met de andere specialismen? De aanvragen voor onderzoeken die gedaan worden?
Wie zet de juiste DBC-trajecten en verrichtingen codes in dat EPD? Wie noteert de pijnscores? Wie noteert alle metingen die verricht worden tijdens een opname zoals bloeddrukken en temperaturen?
De patient zelf niet denk ik. Dat zal toch een professional moeten doen

Cora Postema

2 augustus 2019

@LVD ik zeg ook een (deel)!
Misschien wil men wel veel teveel in een EPD registreren. Een DBC openen zie ik als een administratieve handeling die niets met mijn gezondheid te maken heeft. Codes van verrichtingen om te kunnen declareren bij de verzekeraar, zegt ook niet veel over mij.
Pijnscores... ja die zou ik zelf kunnen registreren. Gewoon via een app, die dat automatisch toevoegt aan mijn EPD.
Als Patienten steeds minder van hun tijd doorbrengen in ziekenhuizen of andere zorginstellingen en steeds meer thuis ziek zijn, dan heeft de patiënt toch zelf veel meer informatie die hij kan beheren? Medicijninname, voedsel-vochtinname, beweging, stoelgang, bloeddruk, stress, geluk.... . Dat geeft lijkt mij een veel completer beeld van iemands gezondheidstoestand, dan wat je op dat korte moment bij opname krijgt. En ja... ingrepen, behandelingen, dat kun je beter door een professional laten vastleggen.
Professionals kijken door een bril van technische zorg naar een mens, die mens kijkt van nature naar waarneming van ongemak en behoefte. Mooi aanvullend.

Lineke Verkooijen

5 augustus 2019

Waardoor is toch de gedachte ontstaan dat artsen en verpleegkundigen die administratieve handelingen zelf moeten doen? Voor het computertijdperk werd er echt ook geregistreerd. Elke handeling had ook toen een eigen code. Met een ponskaartje werden de gegevens van de patient op een briefje geponst, de betreffende code werd ingevuld en de briefjes gingen naar een centrale plaats waar ze verwerkt werden in de registratie. Om fouten te reduceren bestonden de briefjes ook nog uit twee of drie doordrukken. Die werden verdeeld over verschillende verwerkende plekken, zodat er ook controle was ingebouwd. Dit alles viel onder het ondersteunende proces. Met de komst van de computer werd ons, de primaire proces werkers, voorgehouden dat alles veel inzichtelijker/beter en/of simpeler zou worden. We lijken te zijn gaan geloven dat registratie een belangrijke kern of misschien wel de kern van het primaire proces is. Het ondersteunende proces faciliteert en controleert tegenwoordig vooral opdat de primaire proceswerkers de administratie goed doen. Wanneer houden we op deze logica nog langer te blijven omarmen?

Gerard Hensels

7 augustus 2019

Mooi onderzoek.
Het beteugelen van de registratielast heeft het karakter van een veelkoppig monster:
-Invoer van systemen (EPD’s) zorgt in elk geval voor verandering / verplaatsing van registratie;
-Maar ook voor een verdeling tussen (computer)vaardige professionals die hier makkelijker hun weg in vinden, en zij die minder handig hiermee omgaan. (Registratielast wordt nu eenmaal vaak gemeten in de vorm van minuten en niet toetsaanslagen. De verschillen tussen zorgprofessionals belopen dan makkelijk een factor 3 of meer).
-Toenemende W&R en richtlijnen zorgen voor verzwaring van registratielast; invoering van een nieuw EPD wordt, onder het mom van een kwaliteitsslag, vaak gekoppeld aan meer registratie om als instelling beter te voldoen aan W&R en richtlijnen. Dit stuwt de registratielast bij deze invoeringsprojecten. Ook omdat in de projectaanpak (onder de hoge druk van de invoering) vaak onvoldoende oog is voor het beleggen van de registratie op de beste plek.
-Zonder actief ‘ tegenbeleid’ heeft registratie de neiging om ‘ als vanzelf’ te groeien. Omdat er, meestal door de functies in de bedrijfsstaf, nu eenmaal (veel) meer uren worden besteed aan werk dat leidt tot groei van registratie dan aan het snijden erin (de functionaris ‘registratiereductie’ is er niet).

De registratielast kan echter wel degelijk omlaag worden gebracht, ook bij de invoering van een nieuw EPD, of misschien wel, juist bij deze invoering. Dat vereist dan wel gerichte aandacht in het project hiervoor en actieve monitoring icm beleid gericht op vermindering van registratie, na invoering.
Het begint daar, zoals altijd, met ambitie. Die kan de vorm hebben van een simpel statement door de top van de organisatie: ‘Onze ambitie is om een EPD in te voeren waarbij we de registratie aantoonbaar met minimaal 10% reduceren.’
Een ervaren EPD-projectleider moet in staat zijn om dit statement om te zetten in projectactiviteiten, inrichtingsprincipes en veranderkundige aanpak.

Top