HRM

Administratieve belasting in care stijgt stug door

Administratieve belasting in care stijgt stug door

Zorgprofessionals in de langdurige zorg zeggen gemiddeld ruim een derde van hun werkbare tijd (35 procent) aan administratieve taken te besteden. Dit is 4 procent meer dan vorig jaar en maar liefst 10 procent meer dan in 2016 en 2017. Zes van de tien medewerkers hebben naar eigen zeggen in het afgelopen jaar een stijging van de administratieve tijdsbesteding ervaren.

Dit blijkt uit meerjarig onderzoek van adviesbureau Berenschot onder 7.700 zorgprofessionals. Het percentage is het hoogst in de ggz (40 procent) en het laagst binnen de gehandicaptenzorg (33 procent).
De uitkomsten mogen opvallend heten in het licht van de inspanningen die VWS en veld leveren om de regeldruk te verminderen. Het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’ heeft als inzet de bureaucratische druk voor zorgprofessionals, patiënten en cliënten merkbaar te verminderen. “De meeste maatregelen moeten hun uitwerking nog krijgen, dus wellicht is het nog te vroeg om het effect vast te stellen”, zegt Marvin Hanekamp, managing director bij Berenschot en verantwoordelijk voor het onderzoek. “Maar de stijging heeft ons en ook VWS verbaasd. We hadden graag een andere uitkomst gezien.”

Herkennen

Gelet op het ontregel-offensief vindt Hanekamp het ook opvallend dat een deel van de medewerkers naar zeggen binnen de eigen organisatie niets gemerkt heeft van het reduceren van administratieve lasten. Wel kan de grote aandacht voor regeldruk volgens Hanekamp tot enige vertekening in de cijfers hebben geleid. “Het kan zijn dat medewerkers door de grote aandacht administratieve beter als zodanig herkennen”, aldus Hanekamp. “Dit zouden we nader moeten onderzoeken.”

IT-volwassenheid

Het elektronische cliëntendossier (ECD), c.q. patiëntendossier (EPD) wordt het meest genoemd als tijdrovendste administratieve taak. Pikant, want automatisering moet juist leiden tot minder administratieve rompslomp. Hanekamp wijst in dit verband op verschillen in IT-volwassenheid. “Mettertijd zullen de administratieve lasten dalen door automatisering, maar we zien flinke verschillen tussen organisaties; de ene is handiger en gaat er slimmer mee om dan de andere. Ook tussen de verschillende (ECD’s) zijn verschillen. Wat we ook zien is dat er weliswaar veel wordt veel gedigitaliseerd, maar dat systemen nog niet altijd goed op elkaar aansluiten.” 

Acceptatie

Als het gaat om acceptatie van administratieve werkzaamheden dan vindt het gros van de zorgmedewerkers een tijdsbeslag van 23 procent acceptabel. Daarmee is behalve de ervaren regeldruk ook de acceptatie er van gestegen; in de voorgaande drie jaar vonden werknemers een tijdsbeslag van 15 tot 17 procent aanvaardbaar. Tegelijkertijd is het aandeel zorgmedewerkers dat administratie als belastend ervaart gedaald van 90 procent in 2018 naar 82 procent in 2019.

Nut

Desgevraagd blijken veel zorgmedewerkers aan dat zij administratieve taken op zichzelf niet vervelend vinden, mits “nut en noodzaak voldoende helder zijn en zij hierin goed ondersteund worden”, legt Hanekamp uit. Bovendien nemen zowel de ervaren administratieve werkzaamheden als acceptatie ervan toe naarmate zorgprofessionals hun werkzaamheden meer zelf kunnen inrichten. Daarmee dringt zich de vraag op of zelfsturing leidt tot meer administratieve lasten. Hanekamp spreekt liever van het verleggen van werkzaamheden. “Productieregistratie en roostering werden voorheen op een centrale plek in de organisatie gedaan, nu moeten zorgteams dat vaak zelf doen”, aldus Hanekamp.

1,9 miljard

Volgens Hanekamp is en blijft administratieve een groot probleem. “Het verschil tussen de ervaren administratieve belasting en de acceptabele administratieve belasting uitgedrukt in fte’s bedraagt 41.000 fte, wat neerkomt op 1,9 miljard euro aan salariskosten”, rekent Hanekamp voor. “Dus als we er in slagen de percentages terug te brengen naar het niveau van de geaccepteerde administratieve belasting dan kunnen we de huidige problemen in de langdurig zorg voor een belangrijk deel oplossen. Het mes om de administratieve belasting aan te pakken, snijdt in die zin aan twee kanten. Het verhoogt het werkplezier en behoudt mensen voor de zorg, wat in deze tijden van personeelskrapte extra belangrijk is. Tevens levert het heel veel tijd op die aan cliënten besteed kan worden.”

Hanekamp denkt met het oog op de spreiding tussen organisaties dat zorgaanbieders van elkaar kunnen leren. Dat gebeurt nu nog onvoldoende. “Bij een kwart van de organisaties ligt het ervaren percentage administratieve tijdsbesteding op 31 procent of lager en bij de laagste tien procent is dit 27 procent of lager", aldus Hanekamp. "Een interessante vraag is wat deze organisaties anders doen, dan organisaties waar dit percentage hoger ligt. Daar kun je van leren.” 

6 Reacties

om een reactie achter te laten

Armand Girbes

23 september 2019

Wat is nieuw? Trieste constatering. En het zal niet veranderen indien we blijven weigeren wat aan de systeem-oorzaak doen. Wat er gebeurt aan pogingen om de administratieve last te verminderen is marginaal. In de tweede/derde lijn is het op zijn gunstigst te duiden als bescheiden symptoombestrijding. Bijna 2 jaar geleden gaf ik wat suggesties betreffende de diagnose. https://www.artsenauto.nl/stop-de-veramerikanisering-van-ons-zorgsysteem/
De anti-OntRegelDeZorg beweging is sterk want die leeft van de administratieve lasten creëren en controleren en blijft aan de winnende hand. Oud-minister van financiën Wouter Bos had in Zorgvisie al eens gesuggereerd dat er zonder rigoureuze aanpak niets verandert aan de regel- en registratiedruk. Een goed advies van de ene (ex-)politicus aan de andere. Misschien maakt dat meer indruk op de minister dan adviezen van de professionals in de gezondheidszorg.

Frank Conijn — www.gezondezorg.org

23 september 2019

23% voor zorgverleners die niet zelf hoeven te declareren, ook niet indirect, en ook geen bedrijfsbelastingadministratie hoeven bij te houden, dat vind ik nog veel. Maar aan de andere kant vind ik het behoorlijk bijhouden van het ECD weer een must. Want hoe anders moet de collega van een latere maar niet aansluitende dienst weten wat er speelt met een cliënt, om maar één voorbeeld te noemen?

Verder nog twee vragen, waarvan ik hoop dat Berenschot of de Skipr-redactie ze hier kan en wil beantwoorden:

1. Betreft dit onderzoek alleen directe zorgverleners, of zijn ook de administratieve medewerkers van zorginstellingen meegenomen?
2. Het ECD wordt het meest genoemd als meest tijdrovende administratieve taak, maar hoeveel tijd is men daaraan kwijt, procentueel gezien?

rik bakker

24 september 2019

rik bakker 24 september 2019
Is ook onderzocht in welke mate en welk deel deze administratieve werkzaamheden bijdragen aan en onmisbaar zijn aan goede zorg en verbeteren van zorg?

Armand Girbes

24 september 2019

Terechte impliciete opmerkingen van Conijn en Bakker dat bij goede zorg verlenen ook administratieve taken horen.

Marvin Hanekamp

24 september 2019

Dank voor deze reacties. Het onderzoek is inderdaad uitgevoerd onder directe zorgverleners. Niet onder ondersteunende functies. Wij voeren dit onderzoek sinds vier jaar op eigen initiatief uit en hopen zo een bijdrage te kunnen leveren aan verlaging van administratieve belasting, meer werkplezier, minder verloop en meer tijd voor cliënten.

We hebben uitgevraagd aan welke administratieve taken met de meeste tijd besteedt. Maar we hebben niet gemeten hoeveel tijd men aan de afzonderlijke taken besteedt. Dat is wel interessant, maar vraagt om een uitgebreider onderzoek.

Veel administratieve taken, zoals het opstellen van een zorgplan, werken in het ECD of het registreren van medicijngebruik, kun je zien als onderdeel van de zorg (‘methodisch werken’). Dit beschrijven we ook in ons onderzoek (zie ons eigen nieuwsbericht en de rapportage op https://www.berenschot.nl/actueel/2019/september/administratieve-belasting/). Goede zorg en goede registratie zijn in die zin onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dat neemt overigens niet weg, dat ook deze taken vaak efficiënter of gebruiksvriendelijker georganiseerd kunnen worden. Hopelijk levert dit onderzoek hieraan een bijdrage.

Marvin Hanekamp

David

25 september 2019

Wat zou er gebeuren als we weer gaan vertrouwen op de zorgprofessionals en bouwen aan hun vakmanschap en beoordelingsvermogen en alle zinloze indicatoren loslaten. Dat ze als teams weer met elkaar communiceren ipv via systemen hun acties krijgen en verslagen moeten doen van elke milimeter die ze verplaatsen?

Wie zijn de stakeholders?
Wat hebben zij echt nodig aan stuurinformatie om hun werk goed te doen? (geen micromanagement en juridische afdekking op wel of niet uitgevoerde handelingen)

Alle controles die ivm angst en wantrouwen zijn ingebouwd er uit halen.

Een veilig wettelijk kader bevestigen danwel herstellen waar de teams van zorgprofessional zich kunnen richten op de best haalbare zorg! En niet gericht op de vinkje om aan te tonen wat je wel of niet hebt gedaan.
We kunnen dan meer én veiliger werk leveren, met meer zorg en aandacht voor de noden van de patient en zijn herstel.

Minister Hogevorst zn programma ‘sneller beter’ heeft in dit opzicht verschrikkelijk gefaald. We zagen het aankomen maar de macht en regeldruk vanuit een aantal partijen was niet te stuiten. En nog steeds rennen de beleidsmakers en bestuurders achter de principes van toen aan.

Radicaal verzet en in overleg hervorming naar besturen en samenwerken op de menselijke maat. Zo niet dan wil geen enkele zorgprofessional hier nog straks werken.

Top