Zorgorganisaties moeten steeds meer zien te halen uit kleinere budgetten. Cliënten moeten onverminderd kunnen rekenen op de best mogelijke zorg in een prettige omgeving. Je mag dus nooit tevreden zijn met ‘minder dan een 10’. Toch organiseren veel zorginstellingen hun inkoop zo, dat leveranciers niet verder komen dan een krappe voldoende.
Dit kan beter door de wijze van aanbesteden te veranderen. De normale gang van zaken bij aanbestedingen is dat instellingen in hun programma van eisen een ondergrens bepalen. Een minimumstandaard waar aanbieders aan moeten voldoen. In plaats van zo het kaf van het koren te scheiden, bereiken zorgorganisaties het tegenovergestelde. Minder goede aanbieders dingen mee en de best gekwalificeerde partijen richten zich op de middelmaat – in plaats van het beste uit zichzelf te halen vanuit hun rol als expert.
Prestatie-inkoop
Dat moet anders, en gelukkig zien we steeds vaker dat het ook anders kan. Het modewoord dat daarbij valt is prestatie-inkoop, ofwel Best Value Procurement. In het kort betekent dat: ga bij een inkooptraject in eerste instantie niet op zoek naar het beste bod, maar naar de beste match. Welke leverancier spreekt het meest aan met zijn visie en aanpak? En ga vervolgens samen op zoek naar de beste oplossingen binnen het beschikbare budget. Een goede match komt immers van twee kanten.
Methodiek
Andere markten en sectoren, zoals de bouw en Rijkswaterstaat, besteden al veel langer op deze manier aan. De wat behoudende zorgmarkt volgt op afstand. Het tempo mag echter best omhoog. Want samenwerken in plaats van reguleren levert uiteindelijk veel meer toegevoegde waarde op. Wie maximaal gebruik maakt van de visie en expertise van zijn leverancier, haalt meer kwaliteit en efficiency in huis.
Visie
Bij Best Value Procurement leggen opdrachtgevers geen dichtgetimmerd programma van eisen neer, maar geven ze in grote lijnen aan wat ze willen inkopen aan diensten, en vanuit welke visie en achtergrond hun organisatie werkt. In de meest pure vorm geeft de instelling bovendien het beschikbare budget aan. Vervolgens krijgen een paar leveranciers de gelegenheid om hún kijk op zaken te geven: kansen en risico’s aan te wijzen. Op deze wijze kan de opdrachtgever hen voor 100 procent op kwaliteit beoordelen. De partij die het meest aanspreekt, krijgt de voorlopige gunning. Daarna gaan opdrachtgever en leverancier samen de diepte in, om tot definitieve gunning te komen.
Loslaten
Deze werkwijze vraagt wel iets van een zorginstelling. Als opdrachtgever moet u de uitdaging aan durven, om het traditionele programma van eisen los te laten. Zo geeft u leveranciers de ruimte om vanuit hun expertise met eigen oplossingen te komen. Ook moet u vooraf de financiële ruimte bekend durven maken. En is er eenmaal een leverancier uit de bus gekomen, dan zijn open communicatie en vertrouwen een absolute voorwaarde voor succes.
Loslaten dus. En natuurlijk gaat er dan ook wel eens iets mis. Maar als er sprake is van de juiste match, kom je daar samen uit. Zo ontstaan werkrelaties die bijdragen aan een gedeeld belang: binnen de mogelijkheden de beste zorg realiseren.
Frank Kaptein
Directeur/bestuurder Intrakoop, non-profit inkoopcoöperatie van de zorg