Tech

Olifantenpaadjes in zorgsystemen

Elke druk op een knop en ieder ververst scherm: handelingen van eindgebruikers van informatiesystemen worden geregistreerd in logbestanden. In de zorg is logging tot op bepaalde hoogte bij wet verplicht. We kunnen er ook veel van leren.

Auditors en systeembeheerders gebruiken de gegevens om te beveiligen of te beboeten, zoals onlangs het geval was bij Samantha de Jong (Barbie). Logs hebben daarom geen positief imago. Dit kunnen ze wel krijgen, als we ze gaan gebruiken om te achterhalen hoe en waarom het systeem omzeild wordt en hiervan te leren.

Process mining

Zie logs als voetafdrukken: elke actie van de gebruiker laat een spoor na. Zet al deze gegevens op een rij en je weet hoe een proces in de dagelijkse praktijk verloopt, ongeacht de gemaakte werkafspraken. We kunnen bijvoorbeeld nagaan hoe lang het gemiddeld kost om van A naar B te gaan en in welke handelingen de meeste tijd zit. Weten we ook nog wie de activiteiten uitvoeren, dan is zelfs te berekenen hoeveel het proces in zijn geheel kost en waar winst te behalen valt.

Logs staan aan de basis van een set data-analysetechnieken genaamd process mining. Tot nu toe wordt process mining vooral gebruikt om standaard processen te analyseren. Maar het wordt pas echt interessant als je nagaat waar wordt afgeweken van standaard processen, zeker in de zorg. De sector is dynamisch en complex: lang niet alles loopt volgens plan en daarom zijn uitzonderingen juist zo boeiend.

Olifantenpaadjes

In mijn promotieonderzoek kijk ik met name naar de manieren waarop zorgverleners afwijken van het standaard proces. Deze afwijkingen noem ik olifantenpaadjes. Olifanten zullen namelijk altijd het kortste of meest logische pad kiezen. Hetzelfde geldt voor zorgverleners en andere eindgebruikers van IT: is iets in hun ogen niet handig, niet snel genoeg of niet praktisch? Dan zullen zij een alternatieve route vinden.

In plaats van deze uitzonderingen te verbieden, vind ik dat we er juist van moeten leren. Soms zijn het ingenieuze oplossingen waarvan iedereen kan profiteren. In andere gevallen kan het werkproces beter gefaciliteerd worden door de inrichting van het systeem aan te passen. Of vormt de uitzondering de aanleiding om andere veranderingen binnen de organisatie in gang te zetten.

Wanneer een gebruiker afwijkt van de standaard, dan is dat zichtbaar in de logs. Ik zie veel mogelijkheden voor het in kaart brengen van deze olifantenpaadjes met behulp van process mining. We kunnen de frequentie van de olifantenpaadjes achterhalen en berekenen welke (financiële) voor- en nadelen de uitzondering heeft ten opzichte van het originele werkproces.

In de praktijk

Neem bijvoorbeeld het gebruik van orders in ziekenhuizen. Een chirurg vraagt een ander specialisme om advies over een patiënt en maakt een order aan die op de werklijst van dat specialisme komt te staan. Een van die specialisten accepteert de order, voert het consult uit en voltooit de order. Tenminste, zo hoort het te gaan. In de praktijk worden orders geannuleerd, nooit voltooid of door de verkeerde rollen aangevraagd. Door de logs te analyseren kunnen we weergeven hoeveel orders er geannuleerd worden, hoe lang ze op ‘in bewerking’ blijven staan en door wie ze worden aangevraagd.

Of we kunnen nagaan wanneer patiënten medicatie toegediend krijgen. Wat betekent het als de arts nalaat medicatie voor te schrijven en de verpleegkundige het ad-hoc moet toevoegen? Door de data van voorschrijf- en toedieningsmomenten te analyseren kunnen we de kwaliteit van zorg in de kliniek beter in kaart brengen.

Van beboeten naar verbeteren

Dus waarom zouden we logging alleen gebruiken voor beboeten en beveiligen? Met een goede analyse van logs maak je processen en knelpunten inzichtelijk. Van de sporen die zorgverleners achterlaten kunnen we leren, procesverbeteringen faciliteren en uiteindelijk de uitzonderingen overbodig maken.

Let wel, process mining dient als ‘voeding’ voor verdere onderzoeken naar oorzaken. Met cijfers alleen redden we het niet. Het zal altijd belangrijk blijven de zorgverleners te vragen waaróm een werkwijze voor hen niet werkt. Pas dan kunnen we echt stappen gaan maken in het verbeteren van werkprocessen.

Iris Beerepoot

Onderzoeker bij ICTZ en gastonderzoeker bij VU Amsterdam

Iris Beerepoot_311

4 Reacties

om een reactie achter te laten

Mark Tijms

28 september 2018

Leuk geschreven Iris! Ik heb zelf een artikel geschreven over Process Mining binnen het facturatieproces van een zorginstelling. Mocht je het leuk vinden om te lezen:
https://www.eiffel.nl/over/artikelen/2018/direct-inzicht-in-de-bottlenecks-van-het-dbc-facturatieproces/

Iris Beerepoot

29 september 2018

Bedankt voor je reactie Mark, ik heb het artikel met veel plezier gelezen. Ook in jouw artikel lees ik terug wat het belang is van het bespreken van de resultaten met betrokkenen. Als we ons dat blijven realiseren, kunnen we denk ik iets moois teweegbrengen!

Pijnenborg

1 oktober 2018

Iris, met verbazing heb ik je artikel gelezen. Als initiator en voorzitter van de 1e zorgcoöperatie van Nederland hebben we naar ouderen geluisterd en gehoord hoe zij zorg wensen. Zij hebben niet veel met het registreren van handelingen. De bureaucratie verstikt de menselijke aandacht in de zorg, onze ervaring is dat er veel kwaliteitswinst te halen is als de verantwoordelijkheid bij de zorgvrager blijft. Denk meer in aanvullende ondersteuning en zorg, in nauwe samenspraak en onder leiding van de zorgvrager en of diens familie. Voor meer informatie: zie Burgers doen het zelf! https://www.swpbook.com/boek/2049/burgers-doen-het-zelf. Ad Pijnenborg.

Iris Beerepoot

3 oktober 2018

Beste Ad. Heel interessant initiatief! Ik ben het ook helemaal met je eens dat de registratielast terug moet worden gebracht. Dat is een van de doelen van mijn onderzoek. Ik denk echter dat we nog niet zover zijn dat we de verantwoordelijkheid bij de zorgvrager kunnen leggen. Vooral op het gebied van financiën en het documenteren van informatie over de patiënt lijkt dit me nog erg complex. De zorgvrager is hier misschien niet in geïnteresseerd, maar het zijn (helaas) wel belangrijke onderwerpen om rekening mee te houden.

Top