HRM

Minder overhead, meer werkdruk voor de zorgmedewerker

De overhead in de care is gedaald, constateert bureau Berenschot in zijn jaarlijkse onderzoek. Dit zal dramatische gevolgen hebben voor de werkdruk bij onze toch al veel te drukke zorgcollega's. De overheadtaken zijn namelijk niet afgenomen, maar verschoven naar de operationele afdelingen.

Zoals de onderzoekers ook al aangeven is alleen onderzoek gedaan naar de afdelingen die volgens de definitie worden beschouwd als overhead. Ook geven ze aan dat de productiviteit niet is onderzocht. Ik zal dit even toelichten.

De centrale overhead als afdeling is bekeken en niet de overheadtaken. In de laatste jaren zijn we als sector zeer actief met zelfsturende teams die zelf de planning doen, vaak zelf mensen aannemen en zo meer taken overnemen. Goed voor de betrokkenheid en de verpleging weet zelf het beste wat goed is. Dit zijn echter overheadtaken, die dus gedecentraliceerd zijn, waardoor de productiviteit is gedaald. We hebben dus meer mensen nodig in de zorg voor taken waar deze zorgkennis minder noodzakelijk is.

Zelfsturende teams

Zelfsturende teams zorgen voor een hogere medewerkerstevredenheid, meer betrokkenheid en draagvlak. Google er maar eens op en je ziet dat de enige terughoudendheid, over de implementatie gaat, maar verder niets dan voordelen. Decentraliseren van overheadtaken zoals zelf roosteren, plannen, vervangen, aannemen en andere taken hebben echter een keerzijde die juist in deze tijd niet wenselijk is. De werkdruk neemt toe, personeelstekort loopt op, ik ken al diverse zorgorganisaties waar kantoorpersoneel ondersteunt bij zorgtaken.

We klagen over teveel administratie, regeldruk en dan gaan we daar vrijwillig nog meer taken bij leggen. Zelfbeschikking ben ik helemaal voor, maar in deze tijd moeten we keuzes maken. Veel zelfsturende teams, doen steeds meer taken in eigen tijd, maar daardoor loopt de druk alleen maar op. Gelukkig heeft een belangrijke organisatie zoals Cordaan, al aangegeven te stoppen met zelfsturing. Ik verwacht dat meer organisaties dit gaan heroverwegen.

Zorginkoop

Een vergelijkbare situatie doet zich voor in de goederenstromen binnen de zorg. In de curatieve zorg wordt 2-4% van de zorgtijd besteed aan inkoop en logistieke taken. In de care loopt dit zelfs op naar 6-8%! Zorgmedewerkers scannen, bestellen, ruimen in en zo nog meer inkoop en logistieke taken. Omdat ze ook geen tijd hebben om nog eens achter orders aan te zitten is de eerste reactie bij backorders om de volgende keer nog meer te gaan bestellen, waardoor het hamsteren er voor zorgt dat afdelingsvoorraden onnodig oplopen. Kortom dit kost veel tijd, wekt irritatie, zorgt voor hoge voorraden, en vaak tekorten. En dit zijn dan nog eens overheadtaken die al heel lang bij het zorgteam zelf liggen.

Uitbesteding van inkoop en logistiek heeft lange tijd een slecht aura om zich heen gehad. Kennis van zorg is waarschijnlijk niet aanwezig, aansluiting bij processen kan ontbreken, hoge kosten, verlies van controle zijn redenen die lange tijd zijn aangedragen om het niet te doen. Echter in tijden van tekorten op de arbeidsmarkt, hoge werkdruk, groeiende zorgvraag en dalende productiviteit staat de zorg wat meer open voor nieuwe initiatieven. In die organisaties die voorop lopen in de uitbesteding (zowel cure als care), blijkt dat de backorders zijn afgenomen, de controle is toegenomen, de werkdruk is afgenomen en dat alles tegen lagere kosten. Dat zijn ervaringen in meerdere zorgorganisaties cure en care, kwalitatief en kwantitatief.

Produtiviteit

Openstaan voor nieuwe initiatieven, openstaan voor het anders invullen van de kernwaarden, openstaan voor experts in zorglogistiek (patiënt, client, goederen, lean en vbh), openstaan om overheadtaken niet ten koste te laten gaan van productiviteit, dat kan zorgen voor een stijging van 10 procent van de productiviteit. Rekent u zelf maar uit wat dit in uw zorgorganisatie betekent.

Jan Scheffer

Specialist zorglogistiek

Jan Scheffer_311

3 Reacties

om een reactie achter te laten

Gijs van Loef

24 november 2018

Ik vrees dat uw betoog niet door iedereen begrepen wordt. Zelf heb ik een paar vragen. Ben benieuwd hoe ervaringsdeskundigen als Jaap van den Heuvel (cure) en uiteraard Jos de Blok (care) hier tegenaan kijken.

Jan Scheffer

26 november 2018

Beste Gijs, dank voor je reactie.
Uitgaande van 100% FTE betekent 25 vakantiedagen 10% arbeidstijd, daar bovenop 5% voor verzuim en 5% voor training. Betekent een maximaal haalbare productiviteit van 80%.

De meeste zorgorganisatie komen uit tussen de 70-75% afhankelijk van type organisatie en functieniveau. Dit omdat er vaak nog 5-10% administratie, afstemming en overleg is. Als je overheadtaken decentraliseert wordt dat percentage actieve zorginzet steeds lager. Dit wordt overigens ook bevestigd door Berenschot, maar het exacte effect is niet verder onderzocht.

De meeste organisatie die zelfsturing hebben geïmplementeerd komen uit rond een productiviteit van 60%. In een aantal gevallen ligt dit iets hoger, maar blijkt veel privetijd te worden besteed aan planning en roostering. Hierdoor neemt de werkdruk op langere termijn steeds meer toe.

Marvin Hanekamp

27 november 2018

Beste Jan,

Ik heb je blog met interesse gelezen.

Je haalt ons aan, en wat mij betreft net iets te kort door de bocht.

Zo vallen binnen onze definitie van overhead centrale én decentrale overheadtaken. Het gaat niet sec om (centrale) overheadafdelingen. Zie ondermeer: https://www.skipr.nl/actueel/id35574-zelfsturing-doet-overhead-care-dalen.html

We constateren dat de overhead daalt, mede door toenemende zelfsturing én automatisering. Dit zijn de belangrijkste, maar niet de enige verklaringen. Ten aanzien van zelfsturing zien we dat deels sprake is van een verschuiving van overheadtaken van centrale overheadafdelingen, naar het primaire proces. Deels is echter ook sprake van een andere taakuitvoering. Denk bijvoorbeeld aan E-hrm, de productieregistratie of declaraties. Allemaal taken waar zorgmedewerkers voorheen vaak ook al een rol in hadden, maar die zij toen vooral op papier en nu steeds vaker digitaal direct in het juiste doelsysteem uitvoeren. Dit is dan niet per se meer, maar wel anders en gaat wel ten koste van centrale administratie.

Dit soort ontwikkelingen het steeds belangrijk om overhead en productiviteit in relatie tot elkaar te beschouwen. Dat is ook telkens onze oproep. Ga vooral in gesprek over integrale kosten en kwaliteit van zorg, en focus niet alleen op bijvoorbeeld overhead, productiviteit of functiemix. Zie ook https://www.berenschot.nl/adviseurs/adviseur/simon-heesbeen/blog/overhead-in-de-langdurige-zorg-de-feiten-en-de-waarheid-20180222. Daarom heeft het in onze optiek ook geen zin om overhead extern te normeren: https://www.zorgvisie.nl/blog/de-onzin-van-een-overheadnorm/

Dat wij productiviteit niet onderzoeken is niet juist. Zie ondermeer https://www.berenschot.nl/publish/pages/3748/adviesbureau.pdf. Tevens onderzoeken we al enkele jaren de administratieve belasting (dit zou je voor een belangrijk deel, maar niet geheel als ‘overheadtaken’ kunnen bestempelen) onder zorgprofessionals. Zie ondermeer https://www.zorgvisie.nl/blog/administratieve-belasting-we-stoppen-ermee/. Hieruit komt naar voren dat zorgprofessionals 31% van hun tijd besteden aan administratieve taken, terwijl zij 17% acceptabel vinden. Bovendien zie we dat dit ten koste gaat van werkplezier en verloop in de hand werkt.

Groeten,

Marvin Hanekamp
Consultant Berenschot / Projectleider Benchmark Care

Top