Vilans merkt wel op dat de feitelijke en beleefde regeldruk twee verschillende zaken zijn. Als nut en noodzaak van regels en registraties niet duidelijk zijn, heeft dat effect op de ervaren regeldruk. Het draagvlak wordt verder ondergraven doordat de herkomst van regels op de werkvloer vaak onduidelijk is en er geen eenduidig antwoord is op de vraag in hoeverre bepaalde regels verplicht zijn. Andere factoren die bijdragen aan de gevoelde regeldruk zijn inefficiënte werkprocessen. Daarbij worden regels onvoldoende ter discussie gesteld, waardoor ze de werkroutine jarenlang kunnen bepalen en er makkelijk nieuwe aanwas kan ontstaan.
Pijnpunten
De top drie van administratieve pijnpunten wordt aangevoerd door het zorg- en ondersteuningsplan. 27 Procent van de medewerkers noemt dit als voornaamste bron van regeldruk. Zorgmedewerkers geven aan dat het niet duidelijk is wat er wel en niet gerapporteerd hoort te worden en hoe de verslaglegging bijdraagt aan het verlenen van goede zorg. Achttien procent noemt daarna het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), gevolgd door verantwoording in verband met de bedrijfsvoering (15 procent).
Knippen en plakken
De lastendruk die samenhangt met het ECD mag pikant heten, want digitale hulpmiddelen zijn juist bedoeld om de registratielasten terug te dringen. Vooralsnog worden systemen als weinig gebruiksvriendelijk ervaren. Belangrijker nog is de klacht dat ze onderling niet compatibel zijn; zorgmedewerkers moeten daarom geregeld informatie ‘knippen en plakken’. Ook wordt er soms nog zowel op papier als digitaal geregistreerd.
Interpretatie
Het idee dat de regeldruk vooral van buitenaf komt is volgens Vilans lang niet altijd terecht. Zorgorganisaties en medewerkers zijn zelf een belangrijke bron van regels dan wel de strikte interpretatie ervan. Zo houden organisaties vast aan routines als de 5-minutenregistratie en de handtekening onder het zorg- of ondersteuningsplan, terwijl er op beide punten andere mogelijkheden zijn.
Verplicht
Zorgorganisaties kunnen wat Vilans betreft meer doen dan ze denken, maar ze hebben wel duidelijkheid nodig over welke registraties verplicht zijn, zodat zij weten waar zij wél de regelruimte kunnen nemen. Het is daarom van belang dat regelscheppers en toezichthouders informatie over wettelijk geldende kaders algemeen toegankelijk maken, begrijpelijk en eenduidig formuleren.
Dialoog
Een andere aanbeveling om de regeldruk terug te dringen is een open dialoog tussen de verschillende stakeholders die te maken hebben met het vraagstuk regeldruk. Leidend principe zou vertrouwen in de professionaliteit van de zorgverlener moeten zijn. Door telkens weer te praten over de reden van registraties en werkprocessen kan wat Vilans betreft een “’zelfreinigend systeem’ van denken en doen” ontstaan, waarbinnen regels en registraties die de primaire zorg niet ondersteunen kunnen verdwijnen.
Opdrachtgeverschap
Als het gaat om het verbeteren van de digitale ondersteuning zouden zorgorganisaties nadrukkelijker de rol van ‘opdrachtgever’ op zich moeten nemen. Ze mogen zich realiseren dat zij eisen kunnen en mogen stellen aan de systemen die zij gebruiken en aan de bouwers van deze systemen.
Als vervolg op het rapport ‘Regeldruk in de langdurige zorg – boosdoeners blootgelegd’ wil Vilans de komende maanden met zorgaanbieders en de betrokken veldpartijen als ook institutionele spelers als het ministerie van VWS en Zorginstituut in zogeheten ‘ontegel-labs’ concrete oplossingen verder uitwerken.
Lees verder: Coronacrisis biedt kans op cultuuromslag inzake regeldruk
