De menselijke factor is nog altijd de belangrijkste foutenbron in de medicatieveiligheid bij zorginstellingen. Slimmer omgaan met bestaande ICT en betere beheersing van het medicatieproces helpt fouten voorkomen en zorg verbeteren.
Het Instituut voor Verantwoord Medicijngebruik (IVM) zette onlangs de vijf belangrijkste missers in het medicatieproces bij zorginstellingen op een rij.
Twee hiervan zijn voor een groot deel te herleiden tot onjuist of onvoldoende gebruik van (centrale) informatiesystemen: het ontbreken van een actueel medicatieoverzicht en het gebruik van niet-actuele toedienlijsten. Dat, terwijl er de afgelopen jaren juist flinke stappen zijn gezet op het gebied van medicatieveiligheid – met name in de transmurale overdracht van medicatiegegevens. Door het centraliseren van (medicatie)dossiers en beter inzetten van ICT-systemen, is de efficiency verhoogd. Ontwikkelingen die mede zijn ingegeven door de richtlijnen Elektronisch Voorschrijven (KNMG-richtlijn) en het VMS-thema ‘Overdracht medicatiegegevens in de keten’.
Potentieel fataal
Onjuist of onvoldoende gebruik van ICT-systemen kan in het medicatietraject potentieel fataal zijn voor de patiënt. Ziekenhuisapotheker, arts, verpleegkundige en apothekersassistent, maar zeker ook de leverancier van de essentiële procesondersteunende software, hebben hier een gezamenlijke uitdaging. Doel: een goed beheerd, centraal toegankelijk medicatiedossier dat efficiënt kan worden overgedragen aan andere betrokken zorgverleners. Cruciaal hierin is een goede grip op de eindgebruikers. Op basis van praktijkervaring geven we een zeven tips voor een betere beheersing van dit complexe proces.
Verbeter het samenspel tussen voorschrijver, apotheek en verpleging;
proces van voorschrijven, afleveren en toedienen, maar vooral ook de wijze waarop artsen informatie rond de medicatie (wijzigingen, bijzonderheden) doorgeven aan verpleging en apotheek, zijn van belang.
Mogelijk moeten werkwijzen heringericht worden, bijvoorbeeld door medicatiegesprekken en het klaarmaken en controleren van recepten op de betreffende afdeling zelf te gaan verrichten. Resultaten: zeer korte lijnen, snelle toegang tot relevante informatie én beter toezicht vanuit de apotheek op het proces en gebruik van ICT-applicaties.
Train en blijf trainen;
door personeelswisselingen verdwijnt kennis, die weer moet worden bijgebracht aan (nog) niet-getraind personeel. Laat (nieuwe) medewerkers trainen door ervaren collega’s: peer to peer training op de werkvloer werkt ’t best! Maak gebruik van de systeemkennis van centrale applicatiebeheerders en van e-learning faciliteiten die beschikbaar en integreerbaar zijn in de digitale opleidingsprogramma’s.
Evalueer en blijf evalueren;
zowel software als de omgeving waarin deze wordt gebruikt, verandert of kan verbeterd worden. Evalueer daarom periodiek op strategisch niveau én op de werkvloer, met gebruikers. Centrale vraag: zijn de werkprocessen en de applicatie nog optimaal? Pas interne processen aan en koppel applicatiegerichte zaken terug aan de leverancier, om mee te denken in het logisch afstemmen van proces op techniek.
Optimaliseer het applicatiegebruik;
met het juiste beheer van het medicatiedossier valt veel efficiencywinst te behalen.
Een voorbeeld: voorschrijvers vullen niet altijd alle relevante rubrieken in, zoals de reden van starten, wijzigen of stoppen. Dit kan verderop in de medicatieketen alsnog moeten worden achterhaald bij diezelfde behandelaar. Ook bij transmurale overdracht van medicatiegegevens spelen soortgelijke uitdagingen.
Goede scholing van eindgebruikers van het Elektronisch Voorschrijven (EVS) is daarom belangrijk. Zorg daarnaast voor een centrale beheerder die verantwoordelijk is voor het (coördineren van het) medicatieproces.
Combineer analoog niet met digitaal:
streef naar een volledige digitale medicatieketen. Papieren toedienlijsten zijn snel verouderd; de meeste EVS-systemen hebben een module voor elektronische toedienregistratie, waarmee wijzigingen direct in het dossier kunnen worden doorgevoerd.
Neem de patiënt mee:
de patiënt speelt zelf een belangrijke rol in een veilig medicatieproces voor zichzelf. Medicatiegegevens moeten op het juiste moment uitgewisseld kunnen worden en voorhanden zijn. Voldoende voorlichting aan patiënten is daarbij essentieel, zodat privacy en efficiency in balans zijn.
Werk regionaal:
zowel de 1e als 3e lijn, alsook verpleeg- en verzorgingshuizen hebben baat bij een goede overdracht van medicatiegegevens. Maak sluitende afspraken wie wat op welk moment verricht. Een centrale rol voor de apotheken kan daarbij helpen; zij beheren vaak de meest juiste medicatiedossiers.
Valkuilen zoals het IVM signaleert, zullen wellicht altijd blijven bestaan: de zorg blijft immers grotendeels mensenwerk. Maar goede beheersing van de werkprocessen, het steeds verder optimaliseren van ondersteunende ICT-applicaties en efficiënt gebruik ervan, maken de kuilen steeds een stukje minder diep.
Peer de Graaf en Niek Westenberg
Peer de Graaf is ziekenhuisapotheker in het Amstelland Ziekenhuis, Niek Westenberg is Senior Consultant bij HI-Systems.
