“Een hele omschakeling was dat ze de volle tijd bij de klant moeten besteden”, vertelt Monique Olthuis, zorgmanager bij Sutfene. Zorgcentrum Sutfene heeft door het gebruik van Ons zorgpakket (Nedap healthcare) kleinschalige teams opgericht. Uit de stuurinformatie van het Ons systeem bleek dat er teveel verschillende medewerkers over de vloer kwamen. Cliënten zien nu minder verschillende gezichten, medewerkers voelen zich minder gehaast tijdens het werk en cliënten merken dat ze meer tijd voor zorg krijgen.
Hoe organiseerden jullie de zorg hiervoor?
Voordat we begonnen met Nedap registreerden we met leespennen. Daarmee logden de medewerkers in en uit. Omdat de registratie geen koppeling had met een programma moesten we daarna alles handmatig inkloppen. Door deze administratieve handelingen wilden we overstappen op een ander systeem met minder administratieve last.
Wat is er nu anders?
Bij het systeem van Nedap worden alleen uren gedeclareerd die daadwerkelijk zijn geleverd. Dat is voor het zorgkantoor wel zo eerlijk. Nedap is zuiver met registreren, je kunt er zelf niets aan aanpassen. Bij het oude systeem konden medewerkers eventueel zelf wijzigingen inbrengen. De wijzigingen kon je niet zien of achterhalen, bij Nedap zie je wel wie er wat gewijzigd heeft. Dat is een voordeel. De administratieve handelingen hebben we nu niet meer, omdat de registratie gekoppeld staat met het hele zorgproces systeem. Daarna zijn we begonnen met de planning van Nedap. Eerder ging de planning handmatig met excellijsten, waardoor planners op een gegeven moment geen overzicht meer hadden. Ook waren fouten snel gemaakt. Na het registreren met Nedap zijn we vanzelfsprekend met de planning van Nedap begonnen.
Wat was het grote verschil in werkwijze voor de zorgmedewerkers?
De medewerkers hadden in het begin het gevoel dat ze werden gecontroleerd. We kunnen namelijk precies zien wat ze doen en waar ze zijn. Hier moesten ze aan wennen. Een hele omschakeling was dat ze de volle tijd bij de klant moeten besteden. We kwamen er namelijk achter dat onze productie lager was nadat we zijn begonnen met Nedap. Door de stuurinformatie die je uit het systeem kan halen, konden we zien dat er te weinig tijd bij de klant zelf werd besteed. Zorgdossiers werden bijvoorbeeld op kantoor bijgewerkt. Alle werkzaamheden op kantoor kun je niet declareren en daardoor viel onze productiviteit fors lager uit.
We moeten nu veel meer denken; wat kun je bij de klant doen? Medewerkers hebben hiervoor altijd te snel en gehaast moeten werken, met het nieuwe systeem moesten zij dus leren om meer tijd te besteden bij de klant thuis. Daardoor is er nu wel rust voor ze gekomen. Het is voor hun alleen maar beter geworden en ze zien dat nu in. Ons ziekteverzuim daalt nu ook, het zou goed kunnen dat daar een relatie in zit. Bovendien houden we de planning naast de realisatie waardoor medewerkers het gevoel hebben dat ze worden gecontroleerd. Dit is wel nodig want we moeten immers de afspraken met de klant nakomen. We zien een blijvende stijging in de productiviteit, ook per locatie zie ik steeds vooruitgang. Klanten merken ook dat ze meer tijd voor zorg krijgen.
Zijn er organisatorisch veranderingen doorgevoerd?
Uit het systeem van Nedap kan je goed halen hoeveel verschillende medewerkers bij een cliënt komen, daar schrokken we van. Door dit gegeven hebben we nu kleinschalige teams opgericht. Het aantal medewerkers per klant is nu heel erg naar beneden gegaan, ze zien steeds meer dezelfde gezichten. Daar zit vooral ook het positieve voor de klant, Nedap heeft ons dat inzicht gegeven.
Hoe hebben jullie de kleinschalige teams opgezet?
We hebben van één groot teams kleine teams gemaakt die we nu leren hoe ze cliëntenplanningen moeten maken. Ze weten namelijk zelf het beste wat de klant wil en hoe ze bepaalde routes willen lopen. We laten ze dus zoveel mogelijk zelf regelen. Een team bestaat uit 12 tot 15 medewerkers en zij vinden het leuk om meer verantwoordelijkheden te krijgen. De planners houden we wel maar die zorgen meer voor een helikopterview; zitten er gaten in de planning, lopen de routes efficiënt, is alles goed gevuld, etc.
Kortom, meer tijd voor de cliënten, geen gehaaste medewerkers en minder administratie.
Voor meer mooie verhalen zie www.nedap-healthcare.com