Waarom elke zorgbestuurder nu werk moet maken van digitale gegevensuitwisseling

Zorgbestuurders moeten juist nu werk maken van digitale gegevensuitwisseling zodat zorginstellingen, ook na de coronacrisis, deze enorme versnelling vasthouden. Hierdoor zijn we ook op dit front beter voorbereid op een volgende crisis die hopelijk nooit komt. Maar hoe pak je dat nou aan?

Een organisatorische transitie

Naast de snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering wordt de zorg tegelijkertijd ook geconfronteerd met grote uitdagingen. De vraag naar zorg zal na de coronacrisis zeker niet minder worden. Terwijl het aanbod van zorg zal afnemen door de personele tekorten die steeds maar toenemen en doordat we mogelijk te maken krijgen met extra uitval van personeel door enorme overbelasting in deze periode. Dit maakt dat we moeten veranderen.

De uitwisseling van digitale gegevens lijkt misschien een ICT-project, maar het is onderdeel van een grotere veranderopgave. Zoals de figuur hieronder schetst bestaat een dergelijke veranderopgave uit een digitale transitie en een organisatorische transitie. Er zijn tal van bedrijven die slimme digitale oplossingen bedenken en kunnen voorzien in de digitale transitie. Hieronder ga ik verder in op de organisatorische transitie.

Een regionale aanpak

Waardevolle gegevensuitwisseling komt alleen tot stand als er goed wordt samengewerkt om die uitwisseling tot stand te brengen. Gegevensuitwisseling is echter geen doel op zich. Waar het om draait is het bevorderen van de samenwerking tussen zorgprofessionals door de gehele keten om de veiligheid te vergroten en de cliënt/patiënt te betrekken. Er worden landelijke afspraken gemaakt over de taal en techniek van de uitwisseling om ervoor te zorgen dat die gegevens ook echt heen en weer kunnen gaan. Een regionale aanpak is nodig om gezamenlijk te prioriteren en te implementeren, zodat er direct toegevoegde waarde kan ontstaan. Richt je op informatie en functionaliteit die er echt toe doet.

Vorm een regionale tafel waar de verschillende bestuurders bij elkaar komen om op strategisch niveau plannen te maken. Bijvoorbeeld aan welke zorgprocessen wordt prioriteit gegeven in de regio, of door gezamenlijk in te zetten op Positieve Gezondheid. Vervolgens moeten de lagen daaronder het mandaat hebben om snel tot executie te komen. Voor een regionale aanpak zie ik 8 principes als randvoorwaarden voor succes:

De interne organisatie

Naast een regionale aanpak is verandering binnen elke zorgorganisatie nodig. Voor een succesvolle uitvoering van veranderingen is goed programmamanagement een voorwaarde. In een programma rond digitalisering moet zowel de verandering als de mens centraal staan. Programma- en verandermanagement zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het creëren van draagvlak, realiseren van doelstellingen en het zorgen voor betrokkenheid gaan hand in hand samen. In een programma voor gegevensuitwisseling moeten ten minste de volgende elementen een plek krijgen.

Begin bij de zorg!

Het begint bij het digitaal registreren van zorggegevens, eenmalig, juist en tijdig, aan de bron. Daarna volgt het aanpassen van processen, maar ook het opleiden van zorgprofessionals is noodzakelijk. Dit betekent een gedragsverandering voor zorgprofessionals.

Zoals gezegd is deze verandering geen ICT-feestje. Denk na over vragen als wat je in de zorg wil bereiken, welke zorg op afstand kan of wat nodig is om door de gehele keten betere zorg te kunnen leveren.

Alleen door te kijken naar wat de zorg echt nodig heeft en de juiste vragen te stellen kan je de digitalisering bestendigen in het zorgproces. Doe dit dan ook met de mensen die verstand hebben van de zorg. Niet alleen de projectleider met een architect.

Kijk ook vooral breder dan de huidige processen. Door betere gegevensuitwisseling is het ook mogelijk om verandering in de organisatie vorm te geven. Bijvoorbeeld door een patiënt het model van Positieve Gezondheid in te laten vullen en dit mee te nemen in het zorgproces.

Betrek patiënten

Patiënten moeten natuurlijk ook een plek krijgen in het programma. Zij zijn immers de mensen waar we het voor doen. En als we willen dat patiënten iets met een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) gaan doen, moeten ze er ook iets aan hebben. Kijk daarom, samen met de patiënten, aan welke aanvullende informatie behoefte is. Is er bijvoorbeeld behoefte aan extra uitleg of context bij informatie?

Begeleiden van medewerkers

Medewerkers hebben elkaar nodig om tot zo’n verandering te komen. Daarnaast moet je zorgen dat iedereen ‘digivaardig’ genoeg is. Thuis zijn veel mensen behoorlijk ‘digivaardig’. Beeldbellen met familie, een avond Netflix, een vakantie online samenstellen en boeken. Toch zit er vaak ook angst bij medewerkers omtrent digitalisering en gegevensuitwisseling. Stel bijvoorbeeld iPads beschikbaar en laat je personeel kennismaken met verschillende PGO’s om te ervaren wat de mogelijkheden zijn.

Daarnaast moet je ook de nodige aandacht geven aan het gedrag van medewerkers. Goed registreren, in de juiste velden, is essentieel.

Digitale gegevensuitwisseling kan niet zonder techniek

Er worden landelijke afspraken gemaakt over de taal en techniek van de uitwisseling van gegevens om ervoor te zorgen dat die gegevens ook echt heen en weer kunnen gaan. Ga het wiel niet zelf uitvinden bij de implementatie van deze afspraken, maar leer van elkaar. Eén van de huidige problemen is dat zorgaanbieders vaak een eigen maatwerkoplossing kiezen. Dat kan nu echt niet meer. Interoperabiliteit staat centraal.

Het zorgproces moet weliswaar centraal staan, maar de techneuten mogen natuurlijk wel uitdagende vragen stellen. Kijk kritisch of processen niet anders georganiseerd mogen worden. Waak ervoor dat je het huidige analoge proces niet 1 op 1 digitaal maakt en het daar veder bij laat.

Financiering

Voor elke sector is er inmiddels wel een VIPP (Versnelling Informatie-uitwisseling tussen Patiënt en Professional) programma gepubliceerd of in de maak. Dit kan als een goede basis dienen voor de financiering van een dergelijk programma. Ook hierbij kan het weer lonen door er in de regio samen naar te kijken. Als alle zorgaanbieders in de regio gebruikmaken van de eigen VIPP-regeling is er een ruim budget beschikbaar om deze transitie door te maken.

Tot slot

Zorgbestuurders moeten juist nu werk maken van digitale gegevensuitwisseling. Deze coronacrisis gaat weer een keer voorbij. Laten we vooral de dingen die we leren bestendigen in de zorginstellingen. Eén van deze leerpunten is het belang van digitale gegevensuitwisseling. Laten we met elkaar de versnelling die is ingezet ook vasthouden. Trek nu een sprintje rondom digitalisering, zodat zorginstellingen ook op dit front beter voorbereid zijn op een volgende crisis die hopelijk nooit komt.

[KADER]

Waarom gegevensuitwisseling in de zorg?

Naast de actuliteiten zijn er natuurlijk ook wel meer redenen waarom er flink gewerkt wordt aan dit thema. Niet voor niets is de Wet ‘Elektronische Gegevensuitwisseling in de Zorg’ in de maak en zijn er enorme bedragen geïnvesteerd in VIPP-programma’s. Organisaties registreren steeds meer gegevens over zorg, begeleiding, behandeling of ondersteuning van een individuele patiënt. Gegevensuitwisseling heeft invloed op ten minste drie aspecten:

Kwaliteit van zorg
Zorgverleners beschikken nu vaak niet over de informatie die ze nodig hebben en zijn teveel tijd kwijt met faxen of het op DVD branden van gegevens. Door betere beschikbaarheid van informatie kan de kwaliteit van zorg direct toenemen, bijvoorbeeld doordat er keuzes gemaakt kunnen worden op basis van meer informatie, en kunnen zorgverleners hun tijd efficiënter besteden.
Samenwerking tussen zorgaanbieders
Patiënten/cliënten moeten te vaak hun verhaal opnieuw vertellen terwijl ze denken “dat weet u toch wel?” of “ik heb dit al een keer eerder verteld aan een andere dokter”. Door gegevensuitwisseling kunnen zorgverleners vanuit verschillende organisaties veel beter samenwerken, bijvoorbeeld aan een gezamenlijk behandelplan.
Inzage van gegevens door de patiënt
Patiënten kunnen nu al steeds vaker hun gegevens inzien in het portaal. De volgende stap is dat patiënten in een eigen PGO hun gegevens van verschillende zorgaanbieders verzamelen en beheren. Denk aan gegevens uit de medische en verpleegkundige zorg, medicatie of onderzoeksuitslagen. Deze gegevens, samen met bijvoorbeeld zelfmetingen, kunnen patiënten ook delen met de systemen van zorgverleners. Hiermee verandert de rol van de patiënt van inzage in eigen gegevens naar samenwerken met de zorgverlener

Over de auteur
Herbert Fetter is senior consultant bij Morgens en expert gegevensuitwisseling in de zorg.

Artikel opslaan