Tech

Digitaal kruimelspoor maakt zorgbedrijf inzichtelijk

Digitaal kruimelspoor maakt zorgbedrijf inzichtelijk

Knelpunten, onbedoelde verspilling en onnodige controles vormen een forse aanslag op een instellingsbudget. De vereniging van zorgfinancials HEAD – vanaf 1 september Fizi – denkt met process mining een goed instrument gevonden te hebben om deze problemen aan te pakken.

Door de digitale voetafdruk van een organisatie scherp te analyseren worden niet alleen de processen zelf beter, maar ook de controle erop, met als eindresultaat meer tijd en geld voor de zorgvrager. En dat met informatie die toch al vastgelegd is.

Samen met Zorginstituut Nederland en het Platform Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO), waarin organisaties uit zorg en welzijn meedenken over innovaties in de digitale informatievoorziening, heeft HEAD recentelijk een veelbelovende pilot rond process mining afgerond. "De eerste resultaten wijzen uit dat deze aanpak zeer goede mogelijkheden biedt voor zorgaanbieders voor de analyse en verbetering van hun processen", constateert HEAD.

"Met de procesverbetering en procesoptimalisatie kunnen de kosten van de zorgadministratie significant worden verlaagd. Door inzicht in het verloop van de processen kan ook het proces van controle en verantwoording worden vereenvoudigd en geoptimaliseerd, en wordt het mogelijk te sturen en bij te sturen op afwijkingen. Dat levert ook mogelijkheden om effectief aan de slag te gaan met 'continuous monitoring'."

Kleinduimpje

Mooie woorden, maar wat betekent process mining in de praktijk? Wat zijn de do's en de don'ts? Wat is er nodig om het succesvol toe te passen? "Het principe is heel simpel. Eigenlijk is het net zoals in het sprookje van Kleinduimpje, die steentjes en broodkruimels achter zich aan strooide om de weg terug te kunnen vinden", legt Idius Felix van het Zorginstituut uit. "Zorgorganisaties leggen dagelijks allerlei gegevens vast over wat ze op een dag doen met patiënten en cliënten. In process mining heten de digitale sporen van die handelingen event logs."

"Alles wat je doet binnen een applicatie laat sporen achter, waar allerlei extra data aan hangen; wie heeft wat gedaan, op welk tijdstip, vanaf welk account?", zegt Jorrit Wigchert, in het dagelijks leven manager business intelligence van het Diakonessenhuis in Utrecht en binnen HEAD projectleider process mining. "Die meta-data rond de feitelijke handeling, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een factuur of het invoeren van een patiënt, kun je analyseren. Dat biedt enorm veel mogelijkheden om grip te krijgen op je processen. Iedereen heeft wel eens een procesbeschrijving gemaakt. Als je dan aan de hand van logs gaat analyseren hoe het feitelijke proces loopt, dan komt daar vaak een heel andere wereld uit naar voren."

Bottleneck

Door het digitale kruimelspoor langs te lopen komen vaak al snel specifieke knelpunten in beeld. Felix: "Als je merkt dat elke keer een stapje in het proces de bottleneck is, dan hoef je er alleen maar voor te zorgen dat dat ene processtapje goed gaat lopen en dan gaat de rest ook goed."

"Het laat ook zien welke stappen relatief weinig toevoegen", voegt Wigchert toe. "Hoe vaak wordt een factuur door de organisatie heen gestuurd? Als je dat met een factor vijf kunt verminderen of je kunt purchase to pay-proces stroomlijnen, dan kan dat heel veel geld schelen."

Process mining leent zich volgens Wigchert ook uitstekend voor het volgen van het primaire proces. "Als je hebt afgesproken dat een patiënt in principe niet langer dan drie uur op de seh mag liggen, dan kun je met process mining vaak goed zien wat de oorzaak is als een patiënt er toch langer ligt; wordt de cardioloog tijdig opgeroepen, logt de dokter dan ook in op epd of zit het probleem in het aanvragen van diagnostische beeldvorming…"

Wonderwiel

Daarmee raakt de inzet in het primaire proces ook een gevoelig punt. Betekent process mining dat medewerkers voortaan constant door Big Brother op de vingers worden gekeken. "Er moet niet de indruk ontstaan dat dit een tool is waarmee je constant over de schouder van de medewerker meekijkt", zegt Felix. "Dat is beslist niet de insteek."

Een ander probleem algehele hectiek binnen een zorgorganisatie. "Zorgorganisaties hebben het ongelooflijk druk," weet Felix. "Dus process mining moet concurreren met andere onderwerpen die ook nog vandaag moeten."

"In principe is er in het zorglandschap altijd een nieuw brandje om te blussen", beaamt Wigchert. "Daardoor is het verleidelijk om terug te vallen op de dagelijkse ad hoc-werkwijze, terwijl process mining juist een manier kan zijn om de kraan dicht te draaien. Het is een beetje als de kar met vierkante wielen. Je hebt niets aan een wonderwiel als niemand de tijd heeft om de wielen te wisselen."

Dan zijn er als het over complicerende factoren gaat nog de kosten. "De software is met een aanschafprijs van 10 tot 15 duizend euro vrij prijzig is. Daar komt een abonnement bij en je hebt de kennis nodig om er mee om te kunnen gaan, dus de totale kosten zijn een veelvoud van het aanschafbedrag. Het vergeten van beheer, onderhoud en kennis is beslist een valkuil."

Toegang

"Een ander punt is de toegang tot de data in jouw zorgsysteem", stelt Felix. "Afhankelijk van hoe je contract is met de leverancier van je applicatie heb je al of niet toegang tot de data die worden vastgelegd. Als alleen je leverancier er bij kan, moet die zorgen dat je een goed afslagbestand krijgt. Het ene systeem is ook handiger dan het andere. Maar je moet goed begrijpen op welke manier data worden vastgelegd om ze op een goede manier te kunnen gebruiken in de analyse."

"Het gaat ook mis als je process mining als een doel an sich beschouwt", vervolgt Felix. "Er moet een duidelijke vraag of een probleem zijn, bijvoorbeeld een afdeling die niet goed gaat, of de werkdruk is te hoog, maar objectief bekeken is dat niet logisch... Dan kan process mining een middel zijn. Maar er moet wel een hypothese of onderzoeksplan en doel achter zitten. Dus niet: we gooien een berg data in de tool en we kijken wat er gebeurt."

Bestuurlijk draagvlak

Toch denkt Wigchert dat het niet moeilijk is om bestuurlijk draagvlak te vinden voor process mining. "Als je uitlegt wat je er mee kunt winnen en hoe eenvoudig het in feite is ten opzichte van de werkwijze van de grote consultancybureaus die drie weken lang interviews doen en met een dik eindrapport komen… Als je er een businesscase van maakt, is het antwoord snel duidelijk."

Vereniging HEAD is in ieder geval zo enthousiast dat ze de methode nadrukkelijk onder de aandacht brengt van de eigen leden. Mogelijk verschijnt er een kleine toolkit die belangstellenden wegwijs maakt in de belangrijkste ins- en outs.

0 Reacties

om een reactie achter te laten
Top