BLOG

Jeugdzorg verzuipt in administratie, dat moet anders

Sinds de overgang van de AWBZ naar de WMO (2015) en daarmee de decentralisatie van ondersteuning en begeleiding naar gemeenten zijn jeugdzorgaanbieders geconfronteerd met een zwaar toegenomen druk op de bedrijfsvoering.

Het afsluiten van ingewikkelde contracten en het registreren en verantwoorden van de geleverde zorg vragen om procesbeheersing. En dat blijkt lastiger dan de sector ooit had bedacht.

Minder geld beschikbaar

Hoewel de decentralisatie van de jeugdzorg als primair doel een betere zorg- en hulpverlening voor ogen had, blijkt dit gepaard te gaan met een forse budgetafslag. Vanuit de overheid is het oorspronkelijke budget voor jeugdzorg ingeperkt. Vervolgens zagen gemeenten zich geconfronteerd met een operationeel executievraagstuk. Hier is een administratief apparaat voor opgetuigd (de backoffice) om invulling te geven aan deze taak.

Het niet geoormerkte Wmo-geld voor de jeugdzorg is weliswaar toegekend aan jeugdzorgaanbieders maar ook hier zijn duidelijk kortingen doorgevoerd. Kortom drie budgetbeperkingen op rij: één door de overheid (korting naar gemeenten) en twee door gemeenten (optuigen van het eigen backoffice apparaat en een korting naar aanbieders).

Een van de eerste problemen die jeugdzorgaanbieders moesten opvangen betrof het stoppen van de bevoorschotting. Doordat gemeenten niet meer voorschieten maar achteraf de daadwerkelijke productie betalen, worden de instellingen geconfronteerd met een versneld liquiditeitsissue.

Verzakelijking van gemeenten

De financiering is verschoven naar cliëntniveau in plaats van op zorgvorm totaal. Instellingen worden gedwongen gedetailleerd aan te tonen welke zorgvorm is geleverd en in welke mate. Maar dit was niet gebruikelijk in de sector. Men startte gewoon met het leveren van zorg. De financiering en administratieve verplichtingen volgden daarna wel. Helaas gaat het op dit punt in het proces vaak mis.

Het probleem wordt dan pas zichtbaar aan het eind van het proces, bij de facturatie. En die wordt zomaar voor 80 procent afgekeurd! Hoe dat komt? De registratie dient immers 100 procent aan te sluiten bij de oorspronkelijke opdracht. Een fout in de zorgproductnaam, een afwijking van een dag in de periode of een verkeerde tariefcode zijn redenen voor afkeur van de declaratie. Daarnaast is ook een afwijking in persoonsgegevens, bijvoorbeeld de achternaam van de moeder i.p.v. de vader of de vermelding van een verkeerde woonplaats, een reden voor afkeur.

Je ziet dat de gemeente sneller verzakelijkt dan de jeugdzorgaanbieder, die heel loyaal blijft aan de jongeren. Zorgaanbieders stellen zich te dienstverlenend en afhankelijk op naar gemeenten en lopen continu achter de feiten aan. De kunst is om het proces aan de voorkant goed ingeregeld te krijgen, om te voorkomen dat de afdelingen financiën en zorgadministratie voortdurend brandjes blussen.

Administratie

Als gevolg van de transitie sluiten gemeenten en jeugdzorginstellingen nu onderling contracten af. Deze contracten zijn vaak per gemeente/regio verschillend. De jeugdzorginstelling staat daarom voor de uitdaging al deze verschillende contracten te vertalen naar hun werkzaamheden, bedrijfsvoering en inzet.

Ook sluiten gemeenten en instellingen vaak contracten af die niet volledig uitvoerbaar zijn. Enerzijds door de lage tarieven die ontvangen worden voor het geleverde product. Anderzijds door de eisen rondom verantwoording, facturatie en doorlooptijden voor het aanvragen van beschikkingen.

Daarnaast verplichten veel gemeenten om te communiceren via het zogeheten Vecozo. Dit digitale communicatiepunt voor de zorg is een stuk techniek wat het handiger moet maken via standaardberichten te communiceren met gemeenten. Echter, het is noodzakelijk een eigen administratie bij te houden om de ontvangst van de berichten te kunnen monitoren.

Als een jeugdzorginstelling niets heeft ontwikkeld voor de monitoring, is dit vaak één van de belangrijkste oorzaken van het niet compleet krijgen van de cliëntadministratie. Dit resulteert in het niet starten van de zorg tot zelfs het niet kunnen facturen van de geleverde zorg aan de gemeente.

Doordat een jeugdzorginstelling nu op cliëntniveau bij een gemeente zijn zorg factureert, is het van belang dat alle gegevens in de systemen juist en up-to-date zijn. Nogmaals een foute geboortedatum of beschikkingsnummer leidt in bijna alle gevallen direct tot afkeur van de factuur.

Kortom

Om problemen of achterstanden te beperken of zelfs te voorkomen is het voor de jeugdzorginstelling van groot belang de facturatie uitval te analyseren. Het is een illusie alle problemen op te lossen voor de volgende facturatieronde. Pak daarom de problemen één voor één projectmatig aan!

Frank van den Bos, in samenwerking met Stijn Hubregtse en Barbara den Ottolander

Consultant bij Improven

Frank van den Bos_311

2 Reacties

om een reactie achter te laten

Gijs van Loef

20 januari 2018

Ik was 3,5 jaar geleden kennelijk nog te optimistisch: https://joop.bnnvara.nl/opinies/jeugdzorg-lijdt-flink-onder-chaos-decentralisaties

Marie Antoinette Westra

27 februari 2018

Op basis van het artikel: ‘Jeugdzorg verzuipt in administratie, dat moet anders’, zou ik als eigenaar van een kleine zorgonderneming een aanvulling willen doen. In de basis ben ik het eens met dat de administratieve last veel is en dat er nu meer dan ooit andersom wordt gedacht, eerst de financiën en dan de zorg. Als kleine organisatie willen wij staan voor eerst de zorg en dan de financiën. Dit brengt risico’s met zich mee, risico’s die je als ondernemer altijd loopt. Echter je wilt deze risico’s zo klein als mogelijk maken en dat betekent nadenken, onderzoeken en keuzes maken in hoe je je organisatie inricht. Ons uitgangspunt is; wij zijn goed in het leveren van zorg, niet in de gemeentelijke administratie. Vele weekenden waren gevuld met daarbij de bekende foutmeldingen ergens in het proces. Vele momenten zuchtend aan de telefoon gehangen wachtend op een antwoord om het daarna opnieuw in te dienen.

Dat moest beter kunnen! Dat betekende dat wij opzoek gingen naar een softwareleverancier met affiniteit in de zorg, waar we onze rapportages op een veilige en logische manier kunnen opslaan en bovenal die ondersteunend is in onze backoffice proces van de beschikkingen. Na een korte zoektocht zijn we uitgekomen bij mijn MijnZorgdeclaratie.nl als onderdeel van De Heer Software. Zoals de naam al doet vermoeden zijn zij mede ingericht om de backoffice zo lean als mogelijk te maken. We zijn eind 2016 gestart en het was een van de betere keuzes die we dat jaar hebben gemaakt. Wij vullen de uren in, accorderen en de backoffice bij MijnZorgdeclaratie.nl maakt het in orde. Afhankelijk van de gemeentelijke verwerking worden de financiën snel afgehandeld. Het komt niet meer voor dat rekeningen maanden blijven liggen. Het afronden van het boekjaar 2017 was dan ook een eitje in vergelijking met voorgaande jaren.

De afgelopen jaren hebben ook de gemeenten niet stil gezeten en gaan zaken makkelijker dan bij de start 3 jaar geleden, toch blijven de processen met momenten moeizaam. Het team van mijnzorgdeclaratie.nl is zeer goed bereikbaar en denkt graag mee over hoe zij het beste ondersteunend kunnen zijn om het weer wat makkelijker te maken. Dus mijn advies zou zijn laten we met elkaar blijven kijken hoe we de administratieve last zo minimaal als mogelijk kunnen krijgen, maar weet dat er professionele partijen zijn die je een hoop werk uit handen kunnen nemen en ons werk nog leuker maken.

Was getekend, Wesley Hekhuizen

Prolis, Ambulante gezinsbegeleiding en Trainingshuis

Regio Nijmegen- Arnhem

Top