Datagedreven werken betekent dat cijfers leidend zijn bij beslissingen; in sommige organisaties vormen data zelfs de belangrijkste sturingsfactor. Bij datagedragen werken ligt de nadruk anders: inzichten uit data ondersteunen je keuzes, maar zijn niet bepalend. Het gaat erom dat je afgewogen beslissingen neemt die bijdragen aan de zorgkwaliteit en het welzijn van cliënten én medewerkers. Met Business Intelligence (BI) kun je dit gestructureerd doen. In 10 stappen leggen we uit hoe.
Stap 1: Duidelijkheid over het doel van BI
Een BI-traject start met de vraag: waarom doen we dit? Een vage doelstelling als “sneller inzicht voor managers” is onvoldoende. Concreet is beter: “De BI-oplossing toont altijd actuele bezetting en wachtlijsten, zodat managers leegstand direct kunnen voorkomen.” Dit geeft een helder probleem, een stuurdoel en directe acties.
Stap 2: Bestuur en BI, de sleutel tot datagedragen succes
BI kost geld en tijd, maar levert enorme waarde op. Denk aan het effect van slechts 1% meer bedbezetting. Het is belangrijk dat het bestuur realistische verwachtingen heeft en volledig achter de investering staat. Gebruik concrete doelen om een kosten-batenanalyse te maken en te voorkomen dat je stopt vlak voor de echte opbrengsten zichtbaar worden.
Stap 3: Bepaal welke data heb je écht nodig?
Om de bedbezetting goed te sturen, heb je minimaal twee datapunten nodig: het aantal beschikbare bedden en het aantal aanwezige cliënten. Belangrijke vragen zijn: welke data heb je nodig, waar sla je die op en hoe foutgevoelig is de informatie? Hoe sterker de dataketen, hoe betrouwbaarder je stuurinformatie.
Stap 4: Welke rollen heb je nodig voor succesvolle BI?
Succesvolle BI vraagt om vijf rollen die vervuld moeten worden:
• Data-integrator: haalt data op uit bronsystemen en maakt deze beschikbaar.
• Modelbouwer: richt het datamodel logisch en bruikbaar in.
• Visualisatie-expert: maakt inzichtelijke dashboards en rapportages.
• Businessvertaler: beheert de domeinkennis en vertaalt businessvragen naar informatiebehoefte.
• BI-ambassadeur: ondersteunt en motiveert gebruikers om BI effectief in te zetten.
Geen enkele medewerker beheerst alle rollen; samenwerking is dus essentieel.
Stap 5: Geef ruimte aan ambassadeurs
Het kan voorkomen dat mensen zeggen dat de cijfers niet kloppen. Vaak gaat het om verwachtingen, definities of interpretatie. Een ambassadeur pakt dit snel op, legt uit en bouwt vertrouwen. Alleen zo gaan mensen de cijfers echt gebruiken.
Stap 6: Standvastigheid
Weersta de verleiding om terug te vallen op oude gewoontes, zoals Excel-exports of aparte analyses. Als BI niet dé plek is voor stuurinformatie, krijgt het nooit de status die het verdient.
Stap 7: Denk in doelgroepen
Niet iedereen heeft dezelfde informatiebehoefte. Grofweg zijn er drie groepen:
• Bestuur: overzicht van resultaten en kern-KPI’s.
• Operationeel management: informatie voor dagelijkse sturing (financiën, kwaliteit, werkgeverschap).
• Staf: detaildatasets voor specifieke vragen.
Met het gebruik van doelgroepen sluit BI beter aan en wordt het gebruiksvriendelijker.
Stap 8: Gebruiksvriendelijke BI; minder klikken, meer impact
Een dashboard moet in één oogopslag duidelijk zijn. Toon alleen wat telt, leg helder uit en hou het overzicht strak. Less is more: elke extra toevoeging vermindert de impact. Zeker nieuwe gebruikers hebben baat bij eenvoud.
Stap 9: BI moet leiden tot actie
Een dashboard is pas waardevol als het ook wordt gebruikt in gesprekken. Bespreek de cijfers in maandoverleggen en stimuleer managers om er zelf mee aan de slag te gaan. BI levert informatie, maar managers moeten leren die te interpreteren. Controllers en ambassadeurs ondersteunen hierbij actief.
Stap 10: Blijf je BI omgeving itereren
Organisaties, wetgeving en systemen veranderen continu. Een dashboard moet dus meebewegen. Regelmatige evaluatie voorkomt dat BI veroudert en houdt de stuurinformatie relevant.
Conclusie
Datagedragen werken met BI vraagt om duidelijke doelen, een betrokken bestuur, de juiste rollen en blijvende aandacht voor gebruik en vertrouwen. Begin klein, houd dashboards overzichtelijk en blijf regelmatig evalueren. Zo maak je van BI een krachtig hulpmiddel dat de zorg verbetert én efficiënter maakt.
Wil je écht het verschil maken met data in jouw organisatie? Neem contact op met AAG Analytics. Onze experts denken met je mee en zorgen dat BI waardevol wordt voor jou, je team én je cliënten.
