De sprong wagen: wanneer ontevredenheid groter wordt dan de twijfel
Overstappen naar een nieuw systeem vinden velen spannend. Je weet wat je hebt, maar niet wat je krijgt. Anne Marije Schipper (psycholoog en manager bedrijfsvoering) herinnert zich die twijfel nog goed. “We hadden eigenlijk heel veel ontevredenheid over het vorige systeem. We liepen tegen veel beperkingen aan en voelden weinig bereidheid bij de leverancier om daarin mee te denken. Aanpassingen konden wel, maar was duur en kostte enorm veel inzet.”
Toch bleef er twijfel. “Je kunt een nieuw systeem van tevoren niet echt uitproberen. Dus je weet niet of het daadwerkelijk een verbetering wordt. Misschien blijkt het gras helemaal niet groener.”
Hoe de zorgen afnamen
Om die onzekerheid te verkleinen, bereidde Sa4-Zorg de overstap samen met Axians grondig voor. Er waren demo’s, uitgebreide vragenrondes en zelfs gesprekken mogelijk met andere organisaties die al met Zorg GGZ werkten. “Daardoor wisten we veel beter waar we aan begonnen.” Bij elke systeemwisseling speelt één vraag een hoofdrol: blijven alle cliëntgegevens behouden? “Onze grootste zorgen gingen over de conversie. Kunnen we meteen doorwerken op de dag dat we live gaan?” Die spanning bleek uiteindelijk ongegrond. “De conversie ging eigenlijk heel goed. De dag dat we startten met Zorg GGZ was alles beschikbaar.”
Een systeem dat meewerkt met de behandelaar
Voor behandelaren telt uiteindelijk maar één ding: ondersteunt het systeem hun werk? Volgens psycholoog Elise van der Laan is dat precies wat er nu gebeurt. Opmerkelijk genoeg maakte zij de kick-off niet live mee. “Ik was op vakantie toen het systeem werd geïntroduceerd. Toen ik terugkwam heb ik de kick-off teruggekeken en ben ik er dezelfde dag mee gaan werken. Dat ging eigenlijk verbazingwekkend goed.”
Wat haar vooral helpt, zijn de praktische functies, zoals automatische afspraakherinneringen. “Daardoor hebben we minder no-shows.” Maar ook de mogelijkheid om taken naar zichzelf of collega’s te sturen. “Als psycholoog ben je toch veel met administratie bezig. Het is heel fijn als een systeem je daarin goed ondersteunt, zodat je meer tijd overhoudt voor het echte werk.”
Voor het secretariaat: eindelijk overzicht
Waar behandelaren vooral tijd winnen in hun administratie, merkt het secretariaat het verschil vooral in overzicht en eenvoud. Secretaresse Christina Koopmans herinnert zich nog goed hoe het voorheen ging. “Je had zoveel systemen openstaan. Alles stond los van elkaar.” Verwijzingen, cliëntgegevens, administratie: alles zat apart in aparte tabbladen en vensters. “Nu zit alles gewoon in één overzicht. Dat is echt superfijn.”
Voorheen moesten cliëntgegevens vaak handmatig worden ingevoerd. “Nu worden NAW-gegevens automatisch ingevuld. Dat scheelt zoveel tijd.” Het resultaat: minder klikken, minder systemen en een veel overzichtelijkere werkdag.
Samen bouwen aan oplossingen
Tijdens de eerste maanden kwamen er ook situaties voorbij waarin Sa4-Zorg het systeem nét anders gebruikte dan andere organisaties. In plaats van vast te lopen, werd dat een kans. “Axians denkt echt met je mee,” vertelt Anne Marije. “Ze hebben daar in zeer korte tijd een functionaliteit voor ontwikkeld die ook beschikbaar werd gesteld voor andere Zorg GGZ-gebruikers. Dat is heel prettig”.
Een investering die zich terugverdient
Een systeemwissel kost altijd tijd en energie. Toch is de conversie het waard voor Sa4-Zorg. Door de overstap naar Zorg GGZ werkt Sa4-Zorg nu met één centraal systeem in plaats van meerdere losse tools. “Het systeem is niet alleen gebruiksvriendelijker, we werken sneller en hebben ook veel meer overzicht.” Administratie kost minder tijd, no-shows nemen af en er blijft meer ruimte over voor waar het echt om draait: de cliënt. “Voor ons weegt de investering van de conversie absoluut op tegen de baten.”
Benieuwd naar het hele verhaal?
In onderstaande video vertellen Anne Marije, Elise en Christina over hun ervaringen met Zorg GGZ en de samenwerking met Axians.
