Wat werkt en waar je alert op moet zijn
Het concept taakdifferentiatie lijkt eenvoudig, maar kan bij onzorgvuldige invoering de werkdruk verhogen en de zorgkwaliteit verslechteren. Pak je het goed aan en implementeer je taakdifferentiatie zorgvuldig, dan is dit heel succesvol voor zowel medewerkers als cliënten. Waar moet je op letten?
Een doordachte werkwijze: meer dan taken herverdelen
Een succesvolle invoering van taakdifferentiatie vraagt om een integrale benadering, waarin vier elementen samenkomen:
- 1. Analyseer de werkprocessen: een gedetailleerde procesanalyse maakt duidelijk waar tijd verloren gaat en welke werkzaamheden niet noodzakelijkerwijs door dezelfde persoon uitgevoerd hoeven te worden. Moderne tools, zoals Flow Time, meten bijvoorbeeld met Multi Moment Opnames (MMO) wat er gedurende een dienst plaatsvindt. Bij meerdere zorgorganisaties is aangetoond dat hoger opgeleide professionals tot wel 30-40% van hun tijd besteden aan taken die efficiënter kunnen worden uitgevoerd door iemand anders of mogelijk geautomatiseerd kunnen worden.
- 2. Betrek medewerkers én informele zorgverleners in het ontwerp: veranderingen brengen vragen en onzekerheid met zich mee. Betrek zorgprofessionals én informele zorgverleners vanaf het begin, laat hen meedenken en oplossingen voorstellen. De werkvloer en de directe omgeving van de cliënt kennen de knelpunten het beste. Dit creëert draagvlak en helpt weerstand vermijden.
- 3. Bewaak kwaliteit en monitor continu: stel duidelijke doelen: minder werkdruk, betere tevredenheid van cliënten, efficiëntere inzet van personeel, duurzame inzetbaarheid van informele zorgverleners. Meet of deze doelen worden behaald en verzamel feedback in het team en bij de informele zorgverleners. Taakdifferentiatie is een continu proces van leren en bijsturen.
- 4. Investeer in ondersteuning van informele zorgverleners: zorg voor goede training, begeleiding en ondersteuning van mantelzorgers, vrijwilligers en ervaringsdeskundigen. Organiseer regelmatig overleg, bied respijtzorg en andere vormen van ondersteuning om overbelasting te voorkomen.
De aanpak van CC zorgadviseurs
CC zorgadviseurs heeft de afgelopen jaren veel organisaties begeleid bij het succesvol implementeren van taakdifferentiatie. Hierbij is steeds meer aandacht voor de rol van informele zorg.
Onze aanpak kenmerkt zich door:
- Data-gedreven inzicht: met ons meetplatform Flow Time, tonen we precies aan waar medewerkers hun tijd aan besteden. Dit levert objectieve data op, wat openheid en kritisch meedenken in teamgesprekken bevordert.
- Procesgericht denken: we richten ons op processen in plaats van enkel functies. Door verspillingen te reduceren, verminderen we werkdruk en coördinatielasten zonder dat de cliënt er hinder van ondervindt. Hierbij kijken we naar de hele keten.
- Mensgericht veranderen: onze adviseurs helpen leiders, teams en informele zorgnetwerken bij veranderingen. We duiden metingen en komen tot verbeterstappen via open dialoog en respect voor ieders expertise. Zo werkt taakdifferentiatie niet alleen op papier, maar ook in de praktijk.
- Focus op kwaliteit en werkplezier: we stellen samen met de organisatie kwaliteitscriteria en KPI’s op, zoals cliëntwaardering en uitstroomcijfers. Deze monitoren we. We richten ons ook op de professionele ontwikkeling, een goede werkomgeving en het plezier van medewerkers.
- Samenwerkingsmodellen formele en informele zorg: we ontwikkelen en implementeren modellen voor effectieve samenwerking tussen formele en informele zorgverleners, met duidelijke afspraken over taken, verantwoordelijkheden en communicatie.
Samen uw mogelijkheden verkennen?
CC zorgadviseurs helpt zorgorganisaties met taakdifferentiatie: van het analyseren van het huidige werk tot het herinrichten van processen samen met de teams en informele zorgverleners. Neem contact met ons op als u wil verkennen of taakdifferentiatie past bij de vraagstukken en uitdagingen die bij uw organisatie spelen. Wij ondersteunen u graag bij het realiseren van een toekomstbestendige zorg waarin formele en informele zorg elkaar optimaal aanvullen.