Tien jaar geleden introduceerde het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) RFID in het logistieke proces op de OK’s. Afdelingshoofd van het operatiekamercomplex Dick Braam herinnert het zich nog goed. “Voor die tijd hielden we handmatig de voorraden bij en boekten ook handmatig verbruikte artikelen af. Dat was met zo’n 3.000 tot 4.000 artikelen enorm veel werk.” Het leidde ook tot fouten, zoals artikelen die volgens het systeem op voorraad zouden moeten zijn, maar dat niet waren. En voorraden gingen regelmatig over datum.
Regie terugpakken
RFID maakte hieraan in 2016 een eind. Artikelen krijgen sindsdien bij binnenkomst in het magazijn een RFID-tag door middel van het scannen van de barcode. Patiënten krijgen ook een RFID-tag mee naar de OK. Tijdens de operatie worden de verpakkingen met de RFID-tags ‘gewoon’ als afval in de vuilniszak gedaan en na afloop gaat de vuilniszak door een RFID-reader. Zo wordt precies bijgehouden welke artikelen bij welke patiënten worden gebruikt. Deze worden automatisch afgeboekt van de voorraad. Over dat proces is iedereen tien jaar later nog steeds heel tevreden. De borging van dat proces moest echter beter, vond Braam. “We waren voor alles overgeleverd aan de leverancier. We wilden de regie terugpakken.”
Toevallig was CWZ al bezig met de implementatie van Zorg ERP. Dat is een specifiek voor de zorg ingericht ERP-systeem op basis van Microsoft Business Central. De koppeling met RFID ontbrak alleen nog, vertelt Suzanne Beijnen, manager Zorg ERP bij Axians. “Maar gelukkig hebben wij een zusterbedrijf Actemium, dat in logistiek is gespecialiseerd. Zij hebben al jaren ervaring met RFID-oplossingen. Samen met hen hebben wij Zorg ERP doorontwikkeld, waarbij de RFID-oplossing naadloos geïntegreerd kon worden.”
Voordelen
De oplossing draait inmiddels tot volle tevredenheid. De voordelen zijn groot, zegt Braam. “Het ziekenhuis is ‘in control’ over de voorraden op de OK. Het hele proces is geautomatiseerd, van de inkooporder tot het uiteindelijk afboeken van het verbruik op ingreepniveau. Ook de voorraadtelling is nu volledig geautomatiseerd en we zien van welke artikelen de houdbaarheidsdatum binnen afzienbare tijd verloopt. Met leveranciers spreken we nu een omruilgarantie af, zodat de kosten van over datum gaan niet langer voor onze rekening komen. We werken nog aan een dashboard waar we alle data kunnen terugzien. Zo krijgen we steeds beter inzicht in de kostprijs van iedere operatie.”
Ook de borging van het proces is beter. “We hebben nu een eigen applicatiebeheerder die het eerste aanspreekpunt is. Axians maakt ons zelfredzaam; alleen bij echt grote wijzigingen hebben we hun hulp nodig. Bovendien kunnen we bij wijzigingen of updates nu vooraf testen of alles goed werkt. Voorheen konden we dat niet en kwamen we er in productie pas achter als iets fout was geconfigureerd.”
Braam heeft nog maar één wens: een koppeling van de RFID-oplossing aan het EPD ChipSoft HiX. Een wens waar Axians zeker over in gesprek gaat.
