#1. Zorg dat uw administratie altijd aansluit op de laatste wet- en regelgeving
De regels rondom salarisadministratie veranderen voortdurend. Denk aan aanpassingen in belastingtarieven, sociale premies, cao-afspraken of nieuwe pensioenwetgeving. Wie hier niet tijdig op anticipeert, loopt het risico op fouten, boetes en ontevreden medewerkers.
Uitbesteden aan een partij die op het gebied van salaris en hr volledig gespecialiseerd is in de zorgsector helpt om deze risico’s te voorkomen. Hun kennis is altijd up-to-date (NIRPA-gecertificeerd) en zij zorgen ervoor dat de hr- en salarisadministratie altijd volgens de juiste wet- en regelgeving is ingericht. Daarmee blijft het hele proces correct verlopen.
#2. Houd uw hr- en salarisadministratie altijd
up-to-date
Een actuele hr- en salarisadministratie staat of valt met het tijdig en volledig vastleggen van mutaties. Wanneer wijzigingen in bijvoorbeeld verlof, declaraties of contracturen pas laat of onvolledig worden doorgegeven, ontstaan er fouten of vertragingen in de verwerking.
Door medewerkers zelf verantwoordelijk te maken voor het invoeren van wijzigingen via gestandaardiseerde workflows blijft de administratie up-to-date. Het gaat hier bijvoorbeeld om declaraties, het wijzigen van NAW-gegevens, bankrekeningnummer, en loonheffingsformulier. Medewerkers kunnen wijzigingen eenvoudig en direct indienen via een online omgeving of, nog makkelijker, via een app. Hierdoor verloopt de informatievoorziening sneller en voorkomt u correcties achteraf.
#3. Maak het proces minder afhankelijk van één persoon
In veel zorgorganisaties hangt de salarisadministratie sterk af van één specialist. Als deze persoon plotseling ziek wordt of uitvalt, ontstaan er al snel problemen. Neem bijvoorbeeld salarisbetalingen die vertraging oplopen of fouten in de verwerking van toeslagen of mutaties. Medewerkers merken het meteen wanneer de salarisstrook niet klopt of als het salaris te laat wordt uitbetaald.
Bij een uitbestede salaris- en hr-administratie blijft de continuïteit beter geborgd. Specialisten waarvan de kennis altijd up-to-date is (NIRPA gecertificeerd), nemen het proces over en zorgen ervoor dat salarisverwerking ook bij interne wijzigingen of uitval gewoon doorgaat. Hiermee voorkomt u dat belangrijke kennis of verantwoordelijkheden op één plek blijven liggen.
#4. Werk met gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen
In veel organisaties ontstaan fouten in de salarisverwerking doordat de processen niet goed zijn ingericht. Zoals onduidelijke afspraken over wie welke mutaties aanlevert, verschillende werkwijzen per afdeling of ontbrekende controles. Dit maakt het proces kwetsbaar en vergroot de kans op fouten of vertragingen.
Met geautomatiseerde workflows die speciaal zijn ingericht voor de zorg, werkt iedereen op dezelfde manier. Of het nu gaat om variabele diensten, flexibele inzet of onregelmatigheidstoeslagen: alles verloopt binnen een gestructureerd proces, waardoor de salarisverwerking soepel verloopt en u onnodig herstelwerk voorkomt.
VvAA Salaris & HR: dé salaris & hr oplossing voor
de zorg
Met VvAA Salaris & HR kiest u voor een best-practice oplossing die speciaal is ontwikkeld voor zorgorganisaties. Het online portaal sluit volledig aan op de processen in de zorg en maakt gebruik van de betrouwbare AFAS HRM/Payroll software. Hierdoor bespaart u tijd en kosten bij implementatie.
Zowel volledige uitbesteding als werken met een ingerichte selfservice-omgeving zijn mogelijk. In beide gevallen verzorgt VvAA Salaris- en Werkgeversadvies het functioneel beheer en onderhoudt het contact met AFAS. Medewerkers hebben daarnaast via de AFAS Pocket App eenvoudig toegang tot hun eigen salaris en hr gegevens.
Wilt u weten hoe VvAA Salaris & HR uw organisatie kan ondersteunen? Bekijk dan hier alle mogelijkheden.
