Van verouderd systeem naar geïntegreerde aanpak
Zorgverzekeraar VGZ, met ruim 4 miljoen leden, stond in 2016 voor een belangrijke keuze: het vervangen van een verouderd HR-systeem dat veel handmatige handelingen vereiste. De overstap naar AFAS was een bewuste stap richting meer efficiëntie, betrouwbaarheid en gebruiksgemak binnen de HR-keten.
“Ons systeem was verouderd; alles moest handmatig worden ingevoerd. AFAS was echt een openbaring voor ons.” – Diana Megens, Expert Prestatie en Beloning
De keuze voor AFAS paste bij de bredere ambitie van VGZ om processen te stroomlijnen en beter te laten aansluiten op de behoeften van medewerkers en de organisatie.
Procesgericht samenwerken
VGZ werkt continu aan het verbeteren van HR-processen. De inrichting van workflows gebeurt intern, met ondersteuning van AAG op het gebied van salarisverwerking en systeemkennis. Die samenwerking is gericht op het versterken van de eigen regie en het voorkomen van handmatige correcties. Sinds 2019 verzorgt AAG de salarisadministratie, waardoor de basis altijd betrouwbaar is en VGZ zich kan richten op het optimaliseren van processen.
“We kijken steeds: kunnen we processen zo inrichten dat medewerkers intuïtiever werken met het systeem?” – Astrid Savelberg-Winkens, eveneens Expert Prestatie en Beloning
Door de combinatie van interne expertise en externe ondersteuning ontstaat een samenwerking waarin VGZ de koers bepaalt en AAG strategisch meedenkt en uitvoert op de juiste momenten.
Korte lijnen en vaste gezichten
Een belangrijk aspect voor VGZ is de continuïteit in samenwerking. Er is structureel overleg en laagdrempelig contact met vaste AAG-specialisten, waardoor knelpunten snel worden gesignaleerd en opgelost.
“Elke maand hebben we overleg over de salarisverwerking, en tussendoor is het contact laagdrempelig. Dat werkt heel prettig.” – Astrid
“De AAG-ers voelen echt als collega’s. Ze zitten niet in hetzelfde pand, maar het voelt alsof we samen in één team werken,” voegt Diana toe.
Verbeterdagen als motor voor verandering
VGZ organiseert regelmatig verbeterdagen om processen binnen HR te optimaliseren. AAG werd uitgenodigd om mee te denken en direct verbeteringen door te voeren. Tijdens deze sessies komen HR, functioneel beheer en AAG-experts samen om concrete verbeterpunten te realiseren; een voorbeeld is de gezamenlijke optimalisatie van workflows rond werkgeversverklaringen.
Dankzij deze sessie verlopen de processen voor medewerkers nu soepeler en efficiënter.
“Binnen één middag vertalen we overleg naar actie: alle partijen aan tafel, processen verbeterd, resultaat direct zichtbaar.”– Diana
Op koers voor de toekomst
De ambitie van VGZ is helder: HR-processen moeten intuïtief zijn voor medewerkers, digitaal gestandaardiseerd, technisch betrouwbaar en flexibel genoeg om mee te bewegen met veranderingen in de organisatie. Medewerkers en leidinggevenden moeten de HR-afdeling daarbij als persoonlijk en dichtbij ervaren. AAG heeft de inhoudelijke kennis om dit gezamenlijk vorm te geven.
“Samenwerken, verbeteren en oplossingen vinden: dat is voor mij de kern van onze samenwerking.” – Astrid
Door de outsourcing van de salarisadministratie én de gezamenlijke focus op procesoptimalisatie zorgt VGZ ervoor dat HR niet alleen administratief klopt, maar ook strategisch bijdraagt aan de organisatie.
