Voorheen vereiste een nieuwe opname een uitgebreid proces van printen, invullen, scannen en handmatig overtypen van gegevens. Met de recente implementatie van het digitale systeem ‘Aanmeldgemak’ worden formulieren nu direct digitaal verwerkt in het elektronisch cliëntendossier (ECD).
Revalidatiezorg
De tijdwinst is met name voelbaar binnen de revalidatiezorg. Omdat cliënten hier vaak voor kortere duur verblijven, is de frequentie van nieuwe opnames hoog. Medewerkers geven aan dat zij per opname tussen de 30 en 45 minuten besparen op administratie. Bij een gemiddelde van vier tot vijf opnames per dag betekent dit dat zorgpersoneel op deze afdelingen dagelijks meerdere uren aan administratieve lasten ziet verdwijnen.
Naast de kwantitatieve tijdwinst verandert volgens projectleider Carlijn Hoogvliet ook de aard van het contact bij binnenkomst. Doordat documenten, zoals toestemmingsverklaringen en volmachten, al vooraf thuis digitaal kunnen worden ingevuld, is het dossier vaak al compleet voordat de cliënt fysiek arriveert.
Geen administratiegesprek
“Het opnamegesprek wordt hierdoor niet meer ervaren als een administratiegesprek,” stelt Hoogvliet. Dit zorgt ervoor dat de focus tijdens de eerste ontmoeting verschuift van het regelen van papierwerk naar de daadwerkelijke zorgbehoefte van de bewoner.
Hoewel de organisatie vol inzet op digitalisering en duurzaamheid door papiervermindering, blijft de papieren route beschikbaar als vangnet. Voor cliënten en naasten die minder digitaal vaardig zijn, blijft het mogelijk om met een fysieke map te werken. Zorgbalans beschouwt dit project als een eerste stap in een bredere aanpak om via digitalisering de regeldruk voor zorgmedewerkers verder terug te dringen.
Lees ook: Zo halveert TWB de regeldruk bij intakes in de wijkverpleging
