Je werkt natuurlijk al met data. Sterker nog: je bent er een groot deel van je tijd mee bezig. Want je wilt adequaat reageren op veranderingen, zorgen voor samenhang in je bedrijfsvoering en beslissingen nemen op basis van betrouwbare cijfers. Maar in de praktijk ben je vooral bezig met het verzamelen en controleren van data, in plaats van er echt mee aan de slag te gaan.
We zien dagelijks dat zorgorganisaties worstelen met hun databeheer, dus je herkent vast deze zes frustraties.
- Cijfers verzamelen kost tijd
Gegevens uit het ene systeem halen, combineren met data uit een ander systeem… Voor je het weet ben je een halve dag verder. Om nog maar te zwijgen over de fouten die ontstaan door al dat handmatige werk. Zonde van je tijd! Want in plaats van eindeloos cijfers te verzamelen, wil je natuurlijk bezig zijn met wat echt telt: analyses maken en de organisatie adviseren.
Hoe voorkom je dit? Door laadprocessen te automatiseren en systemen te integreren, worden gegevens near real-time beschikbaar. Dit verkort de verzameltijd en vermindert de kans op fouten. Een generiek en flexibel dataplatform helpt hierbij.
- Geen actueel overzicht
Excel-bestand hier, Excel-bestand daar, we komen ze overal tegen. Lokaal opgeslagen bestanden die na een week alweer verouderd zijn. Niet bepaald ideaal als je real-time wilt kunnen sturen. Deze manier van werken maakt het ook nog eens lastig om te voldoen aan alle wet- en regelgeving. En laat die auditor nou net vandaag langskomen…
Wat helpt hierbij? Gebruik cloudgebaseerde systemen en real-time dashboards. Zo heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele informatie, wat bijdraagt aan naleving van wet- en regelgeving.
- Discussies met collega’s
“Maar in mijn systeem staat een heel ander percentage.” Herkenbaar? Elk bronsysteem hanteert zijn eigen definities en heeft vaak ook nog een eigen rapportgenerator. Neem bijvoorbeeld het ziekteverzuim: het ene systeem toont andere cijfers dan het andere. Daardoor ontstaan discussies over de betrouwbaarheid van de informatie. Geen wonder dat budgethouders soms maar op hun gevoel gaan sturen. En dat leidt vaak tot verkeerde beslissingen.
Hoe los je dit op? Zorg voor eenduidige definities en normen voor de gegevens in alle systemen. Centraliseer de dataverzameling en maak gebruik van een rijk en doorontwikkeld datawarehouse om de diverse kern- bedrijfsapplicaties te harmoniseren, zodat je consistente en betrouwbare cijfers hebt.
- Te weinig kennis van je systemen
Waarschijnlijk heb je al de beschikking over een mooie BI-tool, een rapportgenerator of een dataplatform, maar levert die niet de inzichten waar je op hoopt. Het probleem zit vaak dieper: zonder kennis van de onderliggende bronsystemen weet je namelijk niet of je wel de juiste informatie uit je systemen haalt. En misschien mis je wel cruciale informatie omdat je systemen niet optimaal zijn ingericht. Het vergroten van deze kennis en kunde is de grootste uitdaging binnen deze trajecten.
Hoe borg je dit structureel als zorgorganisatie? Investeer in trainingen om medewerkers meer inzicht te geven in zorgspecifieke data-infrastructuren binnen verschillende bedrijfsdomeinen. Externe expertise kan bijdragen aan het optimaliseren van systemen en het versterken van data-analysetools. Daarnaast is data- en zorgkennis de cruciale factor bij de keuze voor een dataplatform of BI-tool. Dit kan in een traject worden geborgd door tijdelijk externe specialisten in te huren en kennis intern over te dragen via gerichte trainingen.
- Bang dat je BI-expert vertrekt
Je hebt één of twee BI-experts in dienst. Prima voor nu, maar je collega moet niet opeens een nieuwe baan vinden. Dan staat je hele informatievoorziening op losse schroeven. En laten we eerlijk zijn: met zo’n kleine bezetting is het ook lastig om je datasystemen te onderhouden en door te ontwikkelen.
De oplossing? Vergroot de kennis binnen de organisatie door data-analysetools breder toegankelijk te maken. Leid medewerkers op zodat ze zelfstandig analyses kunnen uitvoeren en niet volledig afhankelijk zijn van die ene expert.
- Maatwerk kost veel geld
Je hebt al tonnen betaald aan externe partijen die tegen een stevig uurtarief allerlei maatwerk leveren. En nu, maanden of zelfs jaren later, heb je nog steeds maar een fractie van wat je eigenlijk zocht in een dataplatform. Sterker nog, de laatste ontwikkelingen hebben je al weer ingehaald. Je zit opgescheept met een wildgroei aan rapportages en dashboards die nauwelijks te onderhouden zijn. En de kosten blijven oplopen.
Hoe kan het anders? Aansluiten op een gestandaardiseerd en volwassen dataplatform dat data efficiënt centraal beheert, rapportages vereenvoudigt en kosten verlaagt, zodat je niet afhankelijk bent van dure maatwerkoplossingen.
Zo maak je een eind aan deze frustraties
Hoewel veel zorgorganisaties worstelen met de uitdagingen van databeheer en haar mogelijkheden, zijn er duidelijke en haalbare oplossingen om deze problemen aan te pakken. Door moderne technologie slim in te zetten, processen te automatiseren en medewerkers te trainen, kan de efficiëntie worden verbeterd en kunnen zorgorganisaties beter inspelen op veranderingen. Het juiste gebruik van data heeft niet alleen invloed op de bedrijfsvoering, maar ook op de kwaliteit van de zorg die wordt geleverd.
Joris Wetzer,
Accountmanager en businessconsultant bij AAG