Finance

Vijf uitdagingen bij het berekenen van kostprijzen in de zorg

Afgelopen maand was het volop in het nieuws: gemeenten en zorgaanbieders zijn het oneens over de tarieven van zorgproducten.

Zo moet de gemeente Alkmaar opnieuw met zorgaanbieders om tafel om de jeugdzorgtarieven te bespreken en moet de gemeente Tilburg de jeugd-ggz-tarieven opnieuw vaststellen. Diverse gemeenten hebben moeite met het berekenen van de kostprijs van een zorgproduct en het motiveren van deze berekening als basis voor de te hanteren tarieven. Dit geldt overigens niet alleen voor gemeenten, ook zorgaanbieders ervaren deze problematiek.

Vanuit onze ervaring in het sociaal domein en de zorg, waarin we onder meer gemeenten en aanbieders hebben ondersteund in het berekenen van kostprijzen, bespreken wij in dit artikel vijf uitdagingen die getackeld moeten worden, willen partijen tot een goede kostprijsberekening komen.

Personeel

De personele lasten vormen de grootste component van de kostprijs. De inschaling van het personeel die het product gaat leveren, is daarmee van grote invloed op de kostprijs. Gemeenten kijken vaak naar de inschaling van vacatures bij zorgaanbieders, maar dit is onvoldoende omdat het personeelsbestand van aanbieders veelal afwijkt van de gevraagde inschaling in vacatures. Om tot een goede inschaling te komen, is het daarom van belang dat gemeenten en zorgaanbieders hierover in gesprek gaan.

Het is hierbij de uitdaging om gezamenlijk het doel van het product helder te krijgen en daarna te bepalen welke personeelsmix de zorgaanbieder voor dit product zou inzetten. Hierbij dient niet alleen rekening te worden gehouden met de inschaling, maar ook met de trede/periodiek binnen een schaal. Onze ervaring leert dat de eerste inschatting van de gemeente bij inschaling kan verschillen van de inschatting van de zorgaanbieder. Door hier samen over te discussiëren, ontstaat er een beter beeld van wat de aanbieder qua personeel inzet voor het product.

Brutoloon

Veel van de opslagen op het brutoloon zijn te vinden in de cao’s. Het punt is alleen dat verschillende aanbieders gebonden zijn aan verschillende cao’s. Waar de ene aanbieder het product levert vanuit de gehandicaptenzorg, kan een andere aanbieder hetzelfde product bijvoorbeeld leveren vanuit de VVT of vanuit Welzijn.

Cao’s kennen andere opslagen en andere afspraken rondom vakantiegeld, eindejaarsuitkeringen, onregelmatigheidstoeslagen, etc. De uitdaging bij het bepalen van de juiste opslagen op het brutoloon is daarom uit te zoeken welke cao-afspraken gelden, zowel nu als op het moment van het ingaan van de tarieven (rekening houdend met indexatie).

Productiviteit

De meest onderschatte uitdaging is het bepalen van de juiste productiviteit waarmee wordt gerekend. Naast het vaststellen van de hoogte van de productiviteit gaat het dan vooral om het maken van afspraken over declarabele en niet-declarabele tijd. Op het moment dat bijvoorbeeld reistijd niet in rekening mag worden gebracht, neemt de maximaal haalbare productiviteit van een medewerker af. Dit heeft tot gevolg dat de kostprijs omhoog gaat. Immers, de kosten moeten in minder declarabele tijd worden terugverdiend.

Bij veel kostprijsberekeningen wordt deze component onvoldoende doordacht. Dan kiest men bijvoorbeeld voor dezelfde productiviteit voor alle producten en blijft onduidelijk welke uren al dan niet in rekening mogen worden gebracht. In sommige gevallen wordt de productiviteitsnorm in ambulante trajecten zelfs zo scherp gesteld dat het voor aanbieders onmogelijk is deze norm te halen.

Ook hier is het van belang het gesprek aan te gaan. Gemeenten mogen immers van aanbieders verwachten dat zij hun werk efficiënt uitvoeren en dus nadenken over bijvoorbeeld het beperken van de reistijd van hun medewerkers. Tegelijkertijd mogen zorgaanbieders van gemeenten verwachten dat zij een realistische norm hanteren, zodat de werkdruk voor hun medewerkers niet te hoog oploopt en de uiteindelijk berekende kostprijs ook reëel is.

Overhead

Voor het vaststellen van de juiste opslag voor overhead en overige kosten is het van belang de opslag te berekenen op basis van juiste en actuele data. Wij doen al ruim vijftien jaar onderzoek naar overhead en overheadkosten in de zorg en berekent deze opslagen dan ook op basis van gefundeerd onderzoek. Veel gemeenten nemen echter algemene, niet-gefundeerde percentages over. Bovendien worden deze percentages voor alle zorgaanbieders gelijkgetrokken, terwijl onderzoek laat zien dat de overheadpercentages per type zorgaanbieder uiteenlopen.

Innovatie

Het is verstandig is om altijd een opslag mee te nemen voor risicodragerschap, omdat zorgaanbieders vaak het volledige risicodragerschap dragen. Bij de meeste financieringsvormen wordt er niet betaald zolang er geen zorg wordt verleend. Dus moet elke zorgaanbieder de ruimte krijgen om een buffer op te bouwen. Bijvoorbeeld om een terugloop van cliënten op te vangen zonder hiervoor direct personeel te moeten ontslaan of om personeel om te scholen naar producten waar meer vraag naar is.

Financiële ruimte voor aanbieders is ook van belang met het oog op innovatie. Bij innovatie gaan de kosten immers vaak voor de baten uit. Als gemeenten innovatie bij zorgaanbieders willen aanmoedigen, is het dus zaak daar ook financiële ruimte voor te creëren. Bijvoorbeeld door een extra opslag voor innovatie of door middel van aparte financiering.

De hoogte van deze opslag is uiteraard afhankelijk van omstandigheden: hoe belangrijk vindt men innovatie en/of zijn hier nog andere budgetten voor beschikbaar? Voor hoeveel jaar geldt de tariefafspraak? Op grond hiervan kan de opslag per gemeente of zelfs per product variëren.

Aan de slag

Het berekenen van een kostprijs is niet eenvoudig. Samen aan de slag gaan als gemeente en zorgaanbieders is de eerste en belangrijkste stap. Als beide partijen daarbij voldoende aandacht besteden aan de genoemde vijf uitdagingen, komt een reële kostprijs binnen handbereik.

Melanie Knieriem

Melanie Knieriem_311

Wine te Meerman

Wine te Meerman nieuw_311

Rika van Scherrenburg

Rika Scherrenburg_311

Adviseurs bij Berenschot en actief in adviestrajecten rondom het berekenen van kostprijzen.

1 Reacties

om een reactie achter te laten

H hor

9 januari 2018

Beste Lucas ik ben het volledig eens. Ik heb wel enige bedenkingen bij het gebruik van het register. Dit ook in relatie met de beschreven casus. De betreffende zorgmedewerker was ontslagen (of heeft in onderling overleg de organisatie) verlaten ivm diefstal. In de nieuwe organisatie wordt de persoon verdacht van moord. Diefstal en moord zijn niet dezelfde stafbare feiten. Immers niet elke dief wordt een moordenaar. Bij het gebruik van het register kan men niet concluderen dat iemand ernstigere delicten zal pleegen. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn voor iemand die iets ongevraagd heeft meegenomen om te leren van deze fout en opnieuw kunnen beginnen. Ik zou het jammer vinden als iedereen in het register over eenzelde kam wordt geschoren en allemaal generiek en negatief worden behandeld. In de casus was register en een registratie in het register wel zeer nodig.

Top