Grotere contracten mét een prettig rooster: op de vloer, met de vloer

Uit het onderzoek van Stichting Het Potentieel Pakken begin dit jaar bleek dat een kwart van de zorgmedewerkers ervoor openstaat meer te werken. 61 procent van hen gaf aan dat een prettig rooster een voorwaarde is om meer te werken. Het belangrijkst vinden medewerkers dat zij daarbij zelf invloed op het rooster hebben, lange diensten kunnen draaien en op vrije dagen echt vrij zijn. Meer dan 50 procent van de respondenten denkt echter – terecht of onterecht – dat hij of zij een minder prettig rooster krijgt bij meer uren werken. Werk aan de roosterwinkel dus, maar hoe?

Roer hoeft niet meteen om

Organisaties neigen vaak naar grootschalige verandering in processen of systemen: bijvoorbeeld van centraal naar decentraal roosteren, of juist andersom. Het goede nieuws: het hele roosterroer hoeft niet meteen om. In onze proeftuinen hebben we gezien dat er al veel verandering mogelijk is op de vloer, door actief aan de slag te gaan met de mensen die het betreft: roosteraars, leidinggevenden en uiteraard medewerkers zelf. We hebben onze belangrijkste inzichten op een rij gezet.  

Roosteruitdagingen

‘Grotere contracten zijn niet mogelijk vanwege het rooster’ is een mantra binnen de zorg. Maar wat wordt daarmee precies mee bedoeld? Zit de uitdaging in het proces, de systemen, vaardigheden, organisatiestructuur of nog iets anders? Onze eerste analyse leverde een lange lijst aan mogelijke oorzaken op, waar we onmogelijk allemaal mee aan de slag konden. Dus we zijn de uitdaging op een meer praktische manier gaan benaderen. Door te beginnen vanuit het perspectief van de medewerker: waar loopt die nu tegenaan op roostergebied als hij of zij een groter contract overweegt? Uit interviews, workshops en een enquête kwamen drie uitdagingen naar voren.

“Ik denk dat ik bij een groter contract een onprettig rooster krijg (en ga daarom niet eens het gesprek aan)”
Het is vaak onduidelijk hoe een rooster eruitziet bij meer uren of wie de juiste persoon is om over een groter contract te praten. Vaak zijn er ook (onterechte) overtuigingen over wat de gevolgen van een groter rooster zijn: bijvoorbeeld rondom ‘minuren’, of de implicaties voor de rest van het team.

“Ik heb te horen gekregen dat een groter contract niet mogelijk is”
We zien dat medewerkers soms al een ‘nee’ te horen krijgen van een manager of planner, nog voordat echt naar (alle) mogelijkheden gekeken is. Managers zien bijvoorbeeld geen ruimte in hun eigen team, maar hebben niet gekeken naar de ruimte in andere teams.

“Ik kan alleen een groter contract krijgen met een onprettig rooster”
Soms is het wel mogelijk meer te werken, maar alleen met een vervelend rooster, bijvoorbeeld met veel gebroken diensten.

Drie totaal verschillende uitdagingen, die allemaal om een andere oplossing vragen.

Praktische oplossingen

Als je goed begrijpt waar de uitdaging zit, is het een stuk makkelijker om met praktische oplossingen te komen. Hoe kun je aan de slag gaan?  

Creëer duidelijkheid

Het is een gemiste kans als medewerkers door een gebrek aan informatie of onterechte overtuigingen het gesprek over een groter contract niet aangaan. Een eerste stap is dus het creëren van duidelijkheid hoe het écht zit. Als stichting hebben wij dit gedaan door voor medewerkers en managers een kort informatiepakket samen te stellen met relevante vragen en antwoorden over contractuitbreiding. Daarnaast gaan we in kleine groepen, vaak teams, een open gesprek aan over meer werken. Zou dat iets voor jou kunnen zijn? Waar zie je belemmeringen? We zien dat een dergelijk gesprek mensen aan het denken zet en vaak een ‘aha’-moment oplevert.

Ga aan de slag op teamniveau

Teams spelen een belangrijke rol bij het mogelijk maken van grotere contracten. Ze hebben vaak hun eigen manieren om het rooster rond te maken en informele roosterregels. Medewerkers laten zich daardoor vaak beïnvloeden: wat zou mijn team ervan vinden als ik meer ga werken? Het is daarom waardevol om teams zelf te betrekken bij het vinden van praktische oplossingen voor hun eigen team. Bijvoorbeeld rond lange diensten: teams kunnen zelf het initiatief nemen om administratie anders te plannen of zorgtaken anders over de dag te verdelen. In onze aanpak bespreken we verzoeken voor een groter contract binnen het team. Het uitgangspunt: laten we samen kijken wat er wel kan.

Zet in op onderlinge kennisdeling

Tijdens onze gesprekken met planners en leidinggevenden viel op dat voor vrijwel elke uitdaging die we tegenkwamen, iemand al ervaring had met een praktische oplossing. Vaak bleek zulke ervaring niet buiten het team niet gedeeld te worden. Zonde! Wij zetten daarom in op positieve kennisdeling en proberen de verschillende ‘eilandjes’ samen te brengen. Zo brachten we met een groepje planners ‘tips & tricks’ in kaart voor veelvoorkomende situaties bij contractuitbreiding. Zij delen deze zelf met de andere teamplanners in gezamenlijke leersessies; voor planners, door planners.

Uiteraard komen er tijdens dit proces ook substantiële ‘weeffouten’ in systemen of processen naar voren: zaken die niet op de vloer op te lossen zijn. Denk hierbij aan het organisatiebeleid rondom minuren of de regels rondom het aangeven van voorkeuren. Allemaal zaken die geagendeerd moeten worden bij management of bestuurders. Ook die leggen we vast. Daarmee creëren we een balans tussen praktische oplossingen waar je meteen mee aan de slag kan en grootschaligere veranderingen die een aanpak op langere termijn vereisen.

Neem de hele organisatie mee

Roosteren wordt vaak gezien als een technische aangelegenheid is, maar is juist mensenwerk. Zorgmedewerkers, planners en managers hebben allemaal een belangrijke rol in het mogelijk maken van grotere contracten mét een prettig rooster. Wij betrekken al deze partijen bij het vaststellen van de uitdagingen én de oplossingen, en creëren zo eigenaarschap. Planners worden bijvoorbeeld zo enthousiast dat ze zelf nieuwe initiatieven nemen. Of medewerkers vragen tijdens de koffie aan hun teamgenoten of zij wel eens over een groter contract hebben nagedacht. Zo worden zij waardevolle ambassadeurs voor een gezamenlijk doel. Is onze boodschap dat het oplossen van roosteruitdagingen eenvoudig is? Nee verre van. Wat we wel zeggen is: maak het klein. Begin op de vloer, mét de vloer. Daar begint verandering. En er is vaak veel meer mogelijk dan we aanvankelijk denken. Ook op het gebied van roostering

Wieteke Graven is oprichter en voorzitter van Stichting Het Potentieel Pakken en ambassadeur op het thema Meer uren werken bij Actie Leer Netwerk. De inhoud van dit blog is tot stand gekomen in samenwerking met Wouter Versluijs, lead roosteren bij Stichting Het Potentieel Pakken, en Rick Nillesen, principal advisor bij Randstad.